Bài viết này là một phần của chuỗi Google Office Suite:

  • 5 mẹo và thủ thuật cần thiết cho Google Documents bạn cần biết
  • 5 mẹo và thủ thuật cho Google Trang trình bày bạn cần thử
  • Cách sử dụng Google Trang tính: Mẹo chính để giúp bạn bắt đầu

Có một cơ hội tốt để bạn không còn sử dụng Microsoft Word nữa. Trong năm 2016, bạn có nhiều khả năng sẽ trở lại quán cà phê độc lập, làm việc trên đám mây và cộng tác chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp của bạn. Và bạn có thể sử dụng Google Documents để làm điều đó.

Nhưng bạn đang tận dụng tối đa Docs, và bạn có thực sự biết những gì nó thực sự có khả năng? Nếu bạn không chắc chắn, thì đây là năm mẹo và thủ thuật giúp công việc dựa trên từ ngữ của bạn trong đám mây dễ dàng hơn.

1. Chỉnh sửa tài liệu Word mà không cần chuyển đổi sang tài liệu

Google Documents xử lý tốt các tài liệu Word (.doc và .docx), chuyển đổi chúng thành định dạng “.gdoc” và cho phép bạn tiếp tục làm việc với chúng.

Nhưng có rất nhiều lần thuận tiện hơn khi giữ tài liệu Word ở định dạng gốc, chẳng hạn như nếu bạn cần gửi lại tài liệu cho người chỉ sử dụng Word. Để thực hiện việc này, hãy tải xuống tiện ích Chỉnh sửa Office cho Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, cho phép bạn làm việc trên các tài liệu “.doc” như thể chúng là Google Documents.

Chỉ cần cài đặt phần mở rộng, mở một tài liệu Word trong Google Docs, và làm việc trên nó như bình thường. Nó sẽ tự động lưu ở định dạng Word gốc của nó.

2. Làm việc trên tài liệu của bạn ngoại tuyến

Nó không còn là một bí mật mà Google Docs cho phép bạn làm việc ngoại tuyến hiệu quả như trực tuyến, nhưng thật dễ bị nhầm lẫn về cách chính xác để làm điều đó.

Để thực hiện điều đó, bạn thực sự cần truy drive.google.com thay vì docs.google.com . Khi bạn ở đó, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, chọn Cài đặt, sau đó chọn hộp “Đồng bộ hóa Google Documents” trong phần “Ngoại tuyến”.

Đó là nó! Hãy nhớ rằng bạn không thể chọn các tài liệu riêng lẻ để chỉnh sửa ngoại tuyến, do đó hãy đảm bảo bạn có dung lượng ổ đĩa cứng để chứa tất cả tài liệu của mình khi bạn đồng bộ hóa để sử dụng ngoại tuyến.

3. Tìm và chèn hình ảnh bạn được phép sử dụng

Khi bạn làm việc trong xuất bản trực tuyến, bạn sẽ đánh giá cao tầm quan trọng của việc sử dụng hình ảnh mà bạn được phép hợp pháp, hoặc có thể gặp khó khăn khi con đường của bạn đến gõ cửa với một đội luật sư!

Google Documents có một giải pháp tuyệt vời cho việc này bằng tính năng "Khám phá" tiện dụng của nó. Chỉ cần đánh dấu từ hoặc cụm từ trong tài liệu của bạn mà bạn muốn tìm hình ảnh, sau đó nhấp vào "Công cụ -> Khám phá".

Thao tác này sẽ mở một ngăn ở bên phải tài liệu của bạn, đưa toàn bộ thông tin từ Web liên quan đến văn bản được đánh dấu của bạn. Một trong những phần này sẽ hiển thị hình ảnh từ Google Images, tất cả các phần này đã được gắn nhãn để sử dụng lại, khiến bạn không gặp vấn đề gì khi sử dụng chúng. Nhấp vào "Thêm" bên cạnh "Hình ảnh" để xem thêm, sau đó chỉ cần nhấp vào hình ảnh để chèn hình ảnh vào tài liệu của bạn.

4. Đề xuất chỉnh sửa

Nếu bạn đang cộng tác trên một tài liệu hoặc thậm chí nếu bạn đang làm việc một mình và chỉ muốn xem liệu một số văn bản có hoạt động tốt hơn trong tài liệu của bạn hay không hơn những gì đã có trước đó, nó rất hữu ích để có thể ghi chú các chỉnh sửa được đề xuất, mà tác giả sau đó có thể chấp nhận hoặc từ chối khi họ hài lòng.

Làm điều này thật dễ dàng. Trong Google Documents, chỉ cần nhấp vào biểu tượng bút chì ở trên cùng bên phải (với từ “Chỉnh sửa” bên cạnh), sau đó nhấp vào “Đề xuất”. Mọi chỉnh sửa bạn thực hiện trong chế độ này sẽ được hiển thị dưới dạng nhận xét ở bên phải của tài liệu . Những người khác (hoặc bạn) sau đó có thể trả lời đề xuất, để lại phản hồi về đề xuất đó hoặc sử dụng biểu tượng đánh dấu hoặc gạch chéo để chấp nhận hoặc từ chối đề xuất.

5. Thêm các ký hiệu đặc biệt vào tài liệu của bạn

Ký hiệu đặc biệt là lệnh cấm của bất cứ ai cố gắng viết chúng, và luôn luôn là một nỗi đau được đảm bảo để thử và chèn. Nhưng có một số cách bạn có thể thực hiện trong Tài liệu.

Một điều bạn có thể làm là đi đến "Chèn -> Ký tự đặc biệt", nơi bạn có thể tìm kiếm biểu tượng bạn muốn bằng cách nhập vào nội dung được gọi hoặc vẽ nó trong hộp ở bên phải.

Ngoài ra, hãy vào "Tools -> Preferences", và bạn có thể viết bằng phím tắt để chuyển đổi thành ký hiệu, do đó, theo mặc định (c) chuyển đổi thành ©, (r) chuyển đổi thành ® và vân vân. Bạn có thể chèn bất kỳ biểu tượng nào bạn thích vào hộp "Với", sau đó nhập phím tắt ưa thích của bạn cho nó vào ô "Thay thế".

Phần kết luận

Google Documents sẽ vẫn cảm thấy như một lãnh thổ mới cho nhiều người, và không phủ nhận rằng Microsoft Word có một bộ công cụ lớn hơn cho nhu cầu xử lý văn bản của bạn. Nhưng Tài liệu liên tục phát triển và cải thiện, và những lời khuyên này chứng minh rằng nó có thể làm một số điều mà ngay cả Lời tuyệt vời cũng không thể!