Thật vui khi thấy các giải pháp công nghệ của chúng tôi nhanh như thế nào từ giải pháp kỹ thuật số mạnh mẽ đến vấn đề kỹ thuật số mong manh. Lấy email chẳng hạn. Có một tài khoản email có nghĩa là bạn không bao giờ mất một tin nhắn mà bạn được gửi đi, phải không? Nhược điểm là bạn không bao giờ có thể thực sự tìm thấy một thông báo khi số lượng email bạn lưu trữ tăng lên, và về cơ bản tất cả thư được lưu trữ ở một vị trí trên máy tính của bạn và dễ bị mất.

Tất nhiên có thể máy tính của bạn đã được sao lưu (và bạn thực sự nên làm điều đó nếu bạn chỉ nhận ra rằng bạn không), nhưng có một bản sao lưu là một điều - khôi phục email của bạn trở lại chương trình email của bạn là một thứ khác.

Làm nó bằng tay

Cách nhanh nhất và dễ nhất để sao lưu email quan trọng là, tất nhiên, để kéo chúng vào một thư mục và lưu trữ chúng trên một ổ đĩa USB. Hầu hết các chương trình email trên hầu hết các nền tảng sẽ mở một email lỏng lẻo mà có thể sẽ bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào. Đó là tất cả tốt và tốt, nhưng điều về một ứng dụng email là nó giữ email của bạn trong một cơ sở dữ liệu (về mặt lý thuyết) có thể tìm kiếm được. Một bộ sưu tập các tệp trong một thư mục có chứa chặt dữ liệu, nhưng không có nghĩa là tài nguyên có thể tìm kiếm được.

Bạn có thể được tổ chức hơn một chút về nó và kéo email về kích hoạt tài khoản, số sê-ri sản phẩm, biên nhận từ giao dịch mua, v.v., nhưng đó là một chút đau đớn phải giữ tất cả các cập nhật theo cách thủ công.

Giải pháp phần mềm miễn phí

Giải pháp là dịch vụ lưu trữ email. Bạn sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ trên mạng, nhưng hầu hết đều rất hợp tác. Có một số, đặc biệt là các giải pháp MailStore phổ biến, trong đó cung cấp một phiên bản miễn phí của phần mềm công ty của họ để sử dụng nhà.

Đây là giải pháp tốt hơn để giữ email của bạn an toàn và không chỉ an toàn mà còn có thể truy cập được. Cũng như sao lưu email của bạn bên ngoài tại một vị trí kỹ thuật số ở xa, bạn có thể khôi phục email của mình ngay về nơi chúng có nguồn gốc trong phần mềm ứng dụng khách của bạn. Bạn cũng có thể tìm kiếm email trong bản sao lưu cho các chi tiết có liên quan như người gửi và ngày.

Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng một dịch vụ lưu trữ email chuyên dụng thay vì một bản sao lưu ngoại vi chung hoặc thực hiện nó bằng tay rất đơn giản: Email của bạn không chỉ có thể tìm kiếm mà còn có thể khôi phục được. Là một lợi ích phụ, điều này cũng có nghĩa là việc lưu trữ email của bạn trong cơ sở dữ liệu bên ngoài cũng giúp việc di chuyển email của bạn dễ dàng hơn. Nếu bạn thay đổi máy tính, ví dụ nếu bạn nâng cấp máy tính để bàn chính, một trong những nguồn đau lớn nhất là phải bắt đầu ứng dụng email của bạn từ đầu mà không cần truy cập vào thư cũ của bạn.

Với một bản sao lưu ngoại vi có thể dễ dàng phục hồi cho bất kỳ khách hàng nào, bạn có thể kéo tất cả email từ sếp, vợ, nhà cung cấp phần mềm chính của bạn và tiếp tục như thể không có gì xảy ra. Điều này dễ dàng hơn rất nhiều so với việc triển khai các công cụ xuất và nhập email hoặc tấn công cơ sở dữ liệu bằng tay, vốn là giải pháp tiêu chuẩn trong một thời gian dài.

Khi chúng tôi di chuyển đến một thời gian của toàn bộ công việc và cuộc sống gia đình của bạn được lưu trữ trong email, bạn nên thực hiện các bước để bảo mật nó.

Trong thực tế

Sử dụng Mailstore làm ví dụ, nó rất đơn giản để sử dụng. Khi phần mềm đã được tải xuống và cài đặt, khi chạy nó, bạn sẽ phải đối mặt với một Bảng điều khiển.

Ở bên trái, bạn có một danh sách chi tiết của tất cả các báo cáo bạn có thể làm.

Ở trung tâm bạn có các liên kết nóng cho các tác vụ phổ biến.

Và bên phải bạn có trang tổng quan của mình.

Để bắt đầu, bạn cần nhấp vào liên kết "lưu trữ email" trong cột ở giữa. Thao tác này sẽ đưa bạn đến bảng điều khiển email lưu trữ.

Lưu trữ được quản lý bởi "hồ sơ", vì vậy mỗi email bạn muốn sao lưu cần tạo hồ sơ. Bạn làm điều này bằng cách nhập email của bạn vào trường tạo hồ sơ hoặc chọn một giao thức cụ thể từ menu thả xuống nâng cao.

Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu để cho phép truy cập.

Khi phần mềm đã thăm dò ý kiến ​​tài khoản email của bạn trên internet để xác minh, hồ sơ mới của bạn sẽ được tạo.

Một hồ sơ sẽ được tạo ra trong bảng điều khiển, và bây giờ bạn có thể bấm đúp vào nó để được lưu trữ từ máy chủ đến máy của bạn.

Lưu ý: khi phần mềm nói trực tiếp với máy chủ thư của bạn, máy lưu trữ này thậm chí không phải là máy email của bạn, rất hữu ích cho các bản sao lưu ngoại vi.

Khi đã xong, email của bạn sẽ được sao lưu và tìm kiếm bằng phần mềm Mailstore.

Phần kết luận

Hy vọng rằng điều này đã cho bạn một số ý tưởng để giúp bạn cảm thấy rằng email của bạn là một nguồn tài nguyên và không phải là một đống rác. Nó là vô nghĩa khi họ nằm xung quanh, trừ khi bạn có thể nhận được những cái bạn cần, và lưu trữ email chắc chắn là một bước đi đúng hướng.

Nếu bạn có bất kỳ suy nghĩ nào về lưu trữ email, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới.

Hình ảnh tín dụng: Yuri Samoilov