Đôi khi khi bạn tải xuống tài liệu từ Internet, bạn sẽ nhận thấy rằng tài liệu đó có định dạng .PDF. Bạn có thể cũng đã nhận thấy rằng nó khó (nếu không phải là không thể!) Để chỉnh sửa nó, và nó đòi hỏi người đọc riêng của mình để mở. Đối với người dùng mới hơn, điều này có vẻ như một sự lựa chọn khó hiểu của loại tệp tài liệu. Tại sao mọi người sử dụng tệp PDF? Sẽ không giống như một tập tin .DOCX tốt hơn?

Trong thực tế, các tập tin PDF rất hữu ích ở những gì họ làm! Họ đã là một cách để gửi tài liệu kỹ thuật số trong một thời gian dài, và thấy không có dấu hiệu đi xa sớm. Vậy tại sao mọi người sử dụng tệp PDF khi gửi tài liệu và bạn có thể sử dụng chúng ở đâu trong cuộc sống hàng ngày?

Liên quan : Cách lưu tệp dưới dạng PDF trong Windows 10 mà không cần phần mềm bổ sung

Lợi ích của tập tin PDF

Để giải thích, chúng ta hãy quay trở lại câu hỏi " sẽ không .DOCX tập tin được tốt hơn. ”Vấn đề ở đây là giả định rằng mọi người sẽ ổn với việc sử dụng tệp DOCX trên thiết bị của họ. DOCX là một phần mở rộng tập tin có nguồn gốc từ Microsoft Word. Nếu những người khác muốn mở tài liệu, họ cần phải sử dụng Word, hoặc sử dụng một trình soạn thảo văn bản có thể mở / nhập các tệp DOCX. Ngay cả khi họ có thể, định dạng có thể bị xáo trộn trong quá trình này. Điều này làm cho mọi thứ trở nên khó khăn một chút để đảm bảo mọi người có thể đọc tài liệu.

Rất may, rất nhiều hệ điều hành có hỗ trợ đầy đủ cho các tài liệu PDF. Điều này có nghĩa là chúng tôi không phải tạo một tài liệu đặc biệt cho người dùng Microsoft Windows, một cho iOS, một cho Linux - chúng tôi chỉ có thể đặt nó vào một tệp PDF và mọi người có thể đọc nó.

Khi nào sử dụng Định dạng .PDF

Như vậy, thời gian tốt nhất để sử dụng tệp PDF là khi bạn không biết hệ điều hành nào sẽ mở tệp. Giả sử bạn đang viết sổ tay cho trang web để người dùng tải xuống. Trang web này có thể được mọi người truy cập trên Windows, iOS, Linux và thiết bị di động, vì vậy chúng tôi cần phải đáp ứng nhu cầu của mọi người. Trong trường hợp này, việc sử dụng định dạng .PDF sẽ giúp mọi người không làm mọi thứ trở nên phức tạp.

Thậm chí tốt hơn, khi mọi người tải xuống sổ tay, nó có thể tự động mở trong trình duyệt của người dùng. Các trình duyệt như Chrome và Firefox có trình xem PDF tích hợp, vì vậy mọi người có thể đọc tài liệu của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Nó cũng tuyệt vời khi bạn gửi tài liệu qua email. Khi bạn muốn gửi tài liệu (chẳng hạn như hồ sơ của bạn) cho ai đó, bạn có thể sử dụng tệp DOCX để thực hiện việc này. Điều này có thể tốt nếu người nhận đang ở trên máy tính của họ, nhưng nếu họ đang ở ngoài và trên điện thoại của họ, có thể khó khăn khi họ đọc tài liệu. Trong tình huống này, bạn có thể muốn đính kèm một phiên bản PDF để trang trải tất cả các cơ sở.

Liên quan : Cách tạo PDF với các biểu mẫu có thể điền trong LibreOffice

Hạn chế của định dạng .PDF

Nếu ai đó từng gửi cho bạn một tài liệu ở định dạng .PDF và bạn muốn chỉnh sửa nó, bạn đã trải qua một trong những hạn chế lớn! Để được hiển thị trên nhiều hệ điều hành, một tệp PDF giống như một bản chụp kỹ thuật số của tài liệu gốc hơn là một tài liệu thực tế. Do đó, việc chỉnh sửa tệp DOCX so với tệp PDF có phần giống như chỉnh sửa văn bản trên bảng trắng so với chỉnh sửa ảnh của bảng trắng đã nói. Có thể, nhưng phức tạp hơn nhiều!

Khi không sử dụng định dạng .PDF

Không sử dụng định dạng .PDF khi bạn muốn một "tài liệu trực tiếp" mà người khác có thể chỉnh sửa. Bạn có thể thêm các trường có thể chỉnh sửa vào tệp PDF, nhưng để chỉnh sửa toàn diện, định dạng .PDF không lý tưởng. Hy vọng rằng, nếu bạn đang làm việc với những người khác, bạn sẽ biết họ đang sử dụng hệ điều hành nào và có thể đồng ý về một loại tệp phù hợp với mọi người. Ít nhất, mọi người đều có thể sử dụng dịch vụ tài liệu dựa trên đám mây, chẳng hạn như Google Documents. Lưu tệp PDF khi bạn cần mọi người có thể đọc tài liệu; không sử dụng nó khi mọi người có thể chỉnh sửa nó.

Quyết định tài liệu

Với sự khác biệt của chúng từ các tài liệu khác, nó có thể gây nhầm lẫn là tại sao định dạng .PDF được sử dụng. Bây giờ bạn đã biết tại sao và cách chúng được sử dụng, cũng như một số trường hợp tốt hơn là nên để chúng.

Bạn sử dụng tệp PDF trong cuộc sống hàng ngày của mình bao nhiêu? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây!