Có thể bạn đã quen với các giải pháp email dựa trên web miễn phí khác nhau hiện có. Các dịch vụ như Yahoo Mail, Outlook.com và Gmail được hàng triệu người sử dụng trên toàn thế giới. Các dịch vụ này rất tuyệt vời cho email cá nhân, nhưng về email doanh nghiệp thì sao? Nhiều doanh nghiệp có tên miền riêng, trang web của họ và thậm chí có thể là giải pháp thương mại điện tử. Địa chỉ email doanh nghiệp có xu hướng sử dụng tên miền của công ty thay vì @ outlook.com hoặc @ gmail.com vv Vì vậy, Bob Smith, kế toán tại kho giày thể thao, có thể sẽ có địa chỉ email “ [email protected] ” hoặc một số biến thể của điều đó.

Điều này là tuyệt vời, nhưng kho giày thể thao cần phải có một máy chủ email nội bộ cùng với phần mềm máy khách để đọc các email. Sau đó, có vấn đề sao lưu và như vậy. Để loại bỏ gánh nặng này khỏi quản trị viên hệ thống, các công ty như Google cung cấp dịch vụ email trực tuyến hoạt động bằng tên miền riêng của công ty và với thương hiệu của riêng họ. Điều này có nghĩa là để truy cập vào dịch vụ email mỗi nhân viên chỉ cần một thiết bị (PC, máy tính xách tay, máy tính bảng, vv) với một trình duyệt web.

Giải pháp của Google rõ ràng có rất nhiều lợi thế, nhưng đối với các công ty hoặc tổ chức nhỏ thì có một vấn đề, nó tốn tiền. Roundcube là một dự án webmail nguồn mở cho phép các tổ chức nhỏ cung cấp email dựa trên web cho nhân viên / thành viên của nó.

Roundcube được thiết kế để hoạt động trên một máy chủ LAMP chuẩn (Linux, Apache, MySQL, PHP) và có thể ngồi thoải mái trên giải pháp lưu trữ của công ty. Nó thực sự hỗ trợ một loạt các máy chủ web và cơ sở dữ liệu khác nhau và không nhất thiết phải gắn với Apache hoặc MySQL, tuy nhiên PHP là phải. Ý tưởng là máy chủ chạy trang web của công ty cũng có thể cung cấp quyền truy cập webmail. Tất cả các email được gửi đến người nhận tại miền của công ty đều được lưu trữ trên máy chủ đó và được truy cập thông qua giao diện webmail Roundcube.

Là một giải pháp webmail, Roundcube có tất cả các chức năng cơ bản mà bạn mong đợi, bao gồm gửi, nhận, trả lời, chuyển tiếp, trả lời tất cả và xóa. Nó cũng hỗ trợ các thư mục và thư mục con. Tin nhắn có thể được gắn cờ cũng như được đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc. Những tin nhắn nào hiện được hiển thị có thể được chọn thông qua danh sách thả xuống. Bạn có lựa chọn Tất cả, Chưa đọc, Được gắn cờ, Chưa được trả lời và v.v. Điều này có thể khá hữu ích nếu Hộp thư đến của bạn đang bắt đầu lộn xộn!

Cửa sổ “Soạn thư” cho phép bạn viết email bằng văn bản thuần hoặc trong HTML. Phần đính kèm cho phép bạn thêm các định dạng như in đậm, in nghiêng, vv Các tệp đính kèm được thêm bằng cách kéo chúng vào cửa sổ soạn thư hoặc bạn có thể sử dụng nút "Đính kèm tệp" và sử dụng hộp thoại mở tệp để tìm tệp bạn muốn thêm vào tin nhắn. Bạn cũng có thể chọn danh tính của bạn sẽ được sử dụng để gửi email. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn một email đến từ địa chỉ email cá nhân của bạn hoặc nếu bạn muốn sử dụng một hộp thư chung của công ty như "hỗ trợ" hoặc "bán hàng". Khi xác định danh tính, bạn cũng có thể đặt chữ ký tùy chỉnh.

Roundcube cũng có một sổ địa chỉ khá tinh vi. Cũng như địa chỉ email, bạn có thể lưu trữ số điện thoại, địa chỉ, URL và thậm chí là ảnh cho mỗi số liên lạc. Sổ địa chỉ cũng hỗ trợ các nhóm. Bạn có thể thêm liên hệ vào một hoặc nhiều nhóm và tất cả những người trong nhóm đó có thể được gửi email cùng nhau bằng cách chỉ gửi một tin nhắn đến tên nhóm. Ngoài ra còn có chức năng nhập để bạn có thể mang địa chỉ của mình từ các ứng dụng email khác. Roundcube có thể nhập các tệp vCards hoặc CSV (được phân cách bằng dấu phẩy).

Một trong những tính năng mạnh mẽ của Gmail là khả năng tìm kiếm thư nhanh chóng. Roundcube cũng cung cấp chức năng tìm kiếm có thể tìm kiếm không chỉ trong trường “Tới:” hoặc “Từ:”, mà còn trong các trường khác như “Chủ đề:” hoặc thậm chí trong toàn bộ thư. Tính năng tìm kiếm không nâng cao như Gmail và tốc độ của nó sẽ phụ thuộc vào máy chủ thư cơ bản và kích thước hộp thư của bạn.

So sánh trực tiếp với Gmail, Roundcube thiếu một số tính năng cộng tác / năng suất bao gồm nhắn tin tức thì (Hangouts), công việc và lịch. Vị trí thứ hai nằm trong danh sách TODO của Roundcube, nhưng dường như không có bất kỳ kế hoạch nào để thêm hai danh mục kia. Tuy nhiên, Roundcube không cho phép các bên thứ ba viết các plugin và các plugin cho các tác vụ và lịch đã tồn tại.

Các chức năng thư như lọc spam, chuyển tiếp tự động và bí danh hộp thư không được quản lý bởi Roundcube vì đây là các chức năng của máy chủ thư. Vì Roundcube là máy chủ thư bất khả tri nên không thể tinh chỉnh cấu hình mức máy chủ. Có thể có các plugin cho một số trong số này, nhưng lợi thế của Gmail là tất cả các chức năng này được tích hợp trực tiếp vào giao diện web.

Gmail cũng được tích hợp vào các dịch vụ khác của Google như Google Drive và G +. Đây là phạm vi vượt quá phạm vi của Roundcube, nhưng chúng làm cho Gmail trở thành một phần lớn hơn, cái mà riêng Roundcube không thể cung cấp. Mặc dù Google Apps (hoặc bất kỳ dịch vụ tương tự nào khác) là một dịch vụ email và năng suất tuyệt vời cho các doanh nghiệp, nhưng nó đi kèm với chi phí có thể dễ dàng leo thang với số lượng người dùng. Mặt khác, Roundcube miễn phí (về giấy phép và chi phí) có nghĩa là giải pháp lý tưởng cho tổ chức nhỏ, những người muốn cung cấp webmail cho các thành viên của mình hoặc là dịch vụ chính hoặc phụ.

Bạn đã thử Roundcube chưa? Nó có đủ tốt cho doanh nghiệp của bạn không?