Trong bài viết trước, chúng tôi thiết lập một trang web bạn có thể sử dụng để giữ các tệp, quản lý các tác vụ và ghi chú và thậm chí thực hiện một số xử lý văn bản nhẹ. Giải pháp mà chúng tôi sử dụng, FengOffice, cũng có khả năng quản lý e-mail của bạn (không giống như GMail) và thực hiện một số công việc bảng tính đơn giản, mặc dù sau này hiện có một số sự cân bằng.

Trước khi bạn bắt đầu đọc, cần lưu ý rằng nếu bạn muốn sử dụng bảng tính, bạn sẽ cần phải cài đặt GelSheet. GelSheet được đóng gói sẵn với FengOffice, mặc dù đó là một vài phiên bản ngược lại (chính xác là v1.7.2 - tùy chọn “Quản trị> Nâng cấp” cho bạn khả năng chuyển lên v1.7.5, nhưng đừng làm điều này, bạn sẽ mất khả năng tạo bảng tính ). Vì vậy, nếu bạn muốn các chức năng bảng tính, bạn sẽ cần phải xuất khẩu bất kỳ tập tin bạn có trong FengOffice và tái nhập chúng vào cài đặt GelSheet.

Cài đặt FengOffice bằng E-mail

Trong bài viết trước, tôi đã chọn để lại thành phần “Mail” trong quá trình cài đặt. Vâng, tôi đã tìm thấy rằng không có cách nào để chạy lại cài đặt để thêm chức năng này sau khi thực tế. Vì vậy, nếu bạn chọn để lại thành phần đó được kiểm tra trong quá trình cài đặt của bạn, xin chúc mừng, bạn đang suy nghĩ nhiều hơn về phía trước hơn tôi! Nếu bạn theo lời khuyên của tôi, giống như tôi, bạn sẽ phải cài đặt lại FengOffice (và nhớ để lại "Mail" kiểm tra). Đảm bảo xuất mọi tài liệu bạn đã tạo nếu bạn cần cài đặt lại.

Thiết lập quyền truy cập vào E-mail

Khi bạn đăng nhập, bạn sẽ thấy tab "Email" trên Trang tổng quan của mình.

Mặc dù bạn có thể sử dụng FengOffice nếu bạn có tài khoản lưu trữ của riêng mình (thường sẽ có khả năng thiết lập tài khoản e-mail), bạn cũng có thể thiết lập ứng dụng e-mail để nhận e-mail từ các tài khoản khác mà bạn có thể sở hữu. Quá trình thực hiện việc này như sau:

1. Đầu tiên, nhấp vào tab “Email” từ màn hình chính.

2. Sau đó, trong menu thả xuống “Tài khoản”, hãy chọn “Thêm tài khoản”.

3. Bạn sẽ được hiển thị màn hình để điền chi tiết vào tài khoản của mình: tên người dùng, mật khẩu, máy chủ đến (bao gồm cả số cổng và bảo mật có được sử dụng hay không), phương thức kết nối của nó (sử dụng IMAP tại đây nếu bạn máy chủ hỗ trợ nó), và máy chủ gửi đi (bao gồm cả số cổng và bảo mật) là những điều quan trọng cần điền ở đây. Khi bạn đã điền các thông tin này, hãy nhấp vào "Thêm tài khoản email" ở cuối trang.

4. Khi tài khoản của bạn được thêm vào, bạn sẽ thấy… hộp thư đến trống. Nhấp vào nút "Kiểm tra thư" và xem điều gì sẽ xảy ra.

5. Nếu bạn không nhận được bất kỳ thư mới nào, và bạn nên có nó có thể là do bạn đã chọn IMAP làm phương thức kết nối của mình. Bạn có thể cần phải đăng ký một số hoặc tất cả các thư mục trong tài khoản e-mail của bạn trước khi bạn có thể nhận thư từ chúng. Từ menu thả xuống “Tài khoản”, hãy chọn “Chỉnh sửa tài khoản”, sau đó chọn tài khoản bạn vừa thêm. Cuộn xuống phần "Cài đặt đến" và bạn sẽ thấy danh sách được gọi là "Thư mục cần kiểm tra" và chọn tất cả những thư bạn muốn nhận thư. Đừng quên nhấp vào nút "Lưu thay đổi" ở dưới cùng.

6. Nhấn “Check mail” lần nữa và bạn sẽ thấy mail từ tài khoản của mình. Khi bạn thực hiện thay đổi, chẳng hạn như xóa thư, bạn sẽ thấy điều này được phản ánh trong tài khoản của mình sau khi bạn nhấp vào “Kiểm tra thư” lần nữa (để IMAP thực sự có nghĩa là đồng bộ hóa hoàn toàn với tài khoản của bạn — mặc dù đây là giải pháp dựa trên web, nhưng nó hoạt động giống như ứng dụng thư ngoại tuyến trong lĩnh vực này).

Bảng tính với GelSheet

Như đã nói ở trên, nếu bạn muốn chức năng này, bạn sẽ cài đặt GelSheet cùng với phiên bản cũ hơn của FengOffice. Khi bạn đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện “Tổng quan” tương tự (nhưng không hấp dẫn) như dưới đây:

Nếu bạn vẫn ở trên v1.7.2 của FengOffice đi cùng với GelSheet, bạn sẽ thấy menu thả xuống “Mới” trên tab “Tài liệu” có tùy chọn “Bảng tính”. Tính năng này có chức năng giới hạn (bạn không thể sao chép và dán các công thức, ví dụ), nhưng nếu bạn sử dụng bảng tính nhiều hơn để quản lý danh sách, bạn sẽ rất vui khi biết bạn có thể xuất sang Bảng tính Tài liệu Mở hoặc Excel, mặc dù có một số vấn đề vì đây vẫn là bản thử nghiệm.

GelSheet và FengOffice có thể không được đánh bóng hoặc hoàn thiện về chức năng, nhưng mặt khác, chúng không dựa vào việc bạn giữ dữ liệu quý giá của mình trên các máy chủ của công ty khác. Bạn vẫn có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi, và cũng có thể giữ nó trên máy tính của riêng bạn nơi nó thuộc về.