Một trong những lợi ích lớn hơn để làm việc trên một tài liệu trong đám mây là khả năng chia sẻ nó trong thời gian thực. Bạn không còn phải vượt qua các chỉnh sửa để cố duy trì tài liệu mạch lạc; bây giờ tất cả mọi người có thể chip trên cùng một tài liệu và thậm chí chỉnh sửa nó cùng một lúc. Trong khi rất hữu ích, có những vấn đề phát sinh tự nhiên với nhiều người chỉnh sửa cùng một tài liệu. Một ngày bạn có thể mở tài liệu để thấy rằng có rất nhiều chỉnh sửa đã diễn ra, một số trong đó bạn không đồng ý với!

Rất may, với bất kỳ phần mềm tốt nào cho phép chỉnh sửa cộng tác, có một cách để tìm ra ai đã thực hiện những gì thay đổi và hoàn nguyên chúng trở lại phiên bản trước. Dưới đây là cách thực hiện trong Google Tài liệu.

Xem chỉnh sửa

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ phân tích một tài liệu đã trải qua các chỉnh sửa. Ai đó đã cố gắng thêm một hình ảnh vào bài viết này về Tutankhamun, nhưng khi làm như vậy họ vô tình xóa một đoạn trên hình ảnh đã thảo luận về cuộc đời và cha mẹ của anh ta.

Rất may, chúng tôi vẫn có thể khôi phục đoạn văn, mặc dù nó đã bị xóa. Đầu tiên, nhấp vào "File", sau đó "Xem lịch sử sửa đổi." Bạn có thể nhấn phím nóng "Ctrl + Alt + Shift + H", mặc dù điều này có thể khó nhớ!

Lịch sử sửa đổi sẽ bật lên. Điều đang xảy ra ở đây là Google Documents “nhớ” các trạng thái khác nhau của bài viết khi nó được viết. Nó cũng đăng nhập người đã viết những gì nhập cảnh, vì vậy bạn có thể nhìn lại và xem ai đã chỉnh sửa tài liệu.

Nếu chúng ta trải qua lịch sử, chúng ta có thể thấy rằng tài liệu của chúng ta đã được Paul chỉnh sửa:

Chúng tôi có thể nhấp vào từng bản sửa đổi để xem các thay đổi đã được thực hiện trong phiên bản lịch sử của tài liệu đó. Lưu ý rằng bạn cần nhấp vào hộp kiểm “Hiển thị thay đổi” ở cuối lịch sử sửa đổi để xem chúng.

Khi xem xét các thay đổi trong bản sửa đổi, bất kỳ văn bản nào đã được chỉnh sửa sẽ được tô màu cùng màu với người dùng đã chỉnh sửa nó. Trong trường hợp này, màu của Paul là màu tím, nên tất cả các chỉnh sửa của anh ấy sẽ có màu tím. Màu văn bản với một dòng thông qua nó là những gì người dùng đã xóa, trong khi văn bản màu mà không có một dòng thông qua nó là những gì đã được thêm vào.

Đi qua các chỉnh sửa, chúng ta có thể thấy khoảnh khắc Paul vô tình xóa đoạn của chúng ta:

Bây giờ chúng ta đã biết khi chỉnh sửa được thực hiện, đã đến lúc khôi phục nó!

Khôi phục bản xem lại

Trước tiên, chúng tôi sẽ chọn bản sửa đổi ngay trước khi đoạn văn được xóa.

Bây giờ, ở trên cùng bên trái, có một nút gọi là "Khôi phục bản sửa đổi này". Nhấp vào đây.

Sau đó, nhấp vào "Khôi phục" trong cửa sổ bật lên xuất hiện.

Tài liệu bây giờ sẽ trở lại trạng thái cũ của nó. Lưu ý rằng mọi sửa đổi được thực hiện sau thời điểm sửa đổi cụ thể này vẫn được lưu. Quay lại phiên bản cũ hơn sẽ không tự động xóa hoặc ghi đè bất kỳ sửa đổi nào đến sau đó. Chúng tôi có thể sử dụng điều này để chuyển nội dung được thêm vào trong các bản sửa đổi mới hơn vào bản sửa đổi này, vì vậy chúng tôi có thể giữ đoạn đã xóa trong khi cũng đảm bảo công việc của cộng tác viên của chúng tôi vẫn còn nguyên vẹn.

Tính năng "Đề xuất" của Google Tài liệu

Trong tương lai nếu bạn muốn tránh những cơn đau đầu này, hãy nói với tác giả của bạn kích hoạt “Chế độ đề xuất”, bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào hộp ở trên cùng bên phải có nội dung “Chỉnh sửa” và thay đổi thành “Đề xuất”. bằng văn bản, không có cách nào để buộc các tác giả sử dụng chế độ này, vì vậy bạn sẽ phải yêu cầu họ làm theo cách thủ công. Nếu cả hai bạn đang chỉnh sửa tệp cùng một lúc, bạn có thể thực hiện việc này qua trò chuyện của tài liệu.

Khi mọi người chỉnh sửa tài liệu với đề xuất được bật, các thay đổi sẽ hiển thị dưới dạng đề xuất thay vì chỉnh sửa thực tế. Điều này có nghĩa là bạn không thể xóa văn bản; nếu bạn thử, Google Documents sẽ chỉ đánh dấu văn bản để xóa. Tương tự như vậy, nếu bạn thêm bất kỳ thứ gì, Google Documents sẽ thêm nó làm phần bổ sung được đề xuất cho bài viết. Nhật ký của mỗi chỉnh sửa sẽ xuất hiện ở bên phải và cho phép tác giả giải thích các chỉnh sửa của họ nếu họ muốn.

Để những thay đổi trở thành "thực", chúng phải được chấp nhận hoặc từ chối. Điều này được thực hiện bằng các hộp xuất hiện ở bên phải của bất kỳ thay đổi nào.

Nếu bạn nhấp vào ô đánh dấu, bản chỉnh sửa được chấp nhận và được triển khai vào tài liệu phù hợp. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng chéo, thay đổi được hoàn nguyên về những gì ban đầu. Trong ví dụ trên nếu cộng tác viên của chúng tôi đang sử dụng đề xuất để thực hiện chỉnh sửa, chúng tôi có thể chấp nhận yêu cầu bổ sung cho hình ảnh và đoạn của họ và từ chối yêu cầu xóa cho đoạn của chính chúng tôi. Dễ dàng hơn nhiều!

Chỉnh sửa chỉnh sửa

Khi cộng tác với người khác, có thể gây phiền toái khi thấy các phần quan trọng bị vô tình xóa hoặc thay đổi. Với lịch sử sửa đổi, bạn có thể di chuyển trạng thái lý tưởng cuối cùng của tài liệu và hoàn nguyên về nó. Thậm chí tốt hơn, với chế độ “Đề xuất” được bật, bạn có thể trải qua từng thay đổi và phê duyệt hoặc từ chối nó khi bạn thấy phù hợp.

Bạn có thường xuyên sử dụng Google Documents để cộng tác trên tài liệu không? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây!