Khi sử dụng Microsoft Word, bạn có thể cảm thấy cần phải lặp lại một hành động cụ thể nhiều lần. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng lại văn bản được đặt trước hoặc chèn văn bản cụ thể với định dạng phức tạp. Nó có thể là một việc vặt, và bạn có thể mong muốn một cách dễ dàng hơn để làm điều đó. Rất may, có một! Bằng cách sử dụng các macro của Word, bạn có thể tự động hóa các hành động lặp đi lặp lại và làm cho cuộc sống của bạn đơn giản hơn.

Macros là gì?

Vậy, macro là gì? Cách tốt nhất để nghĩ về macro là một loạt các hướng dẫn. Bạn đặt ra một loạt các bước mà bạn muốn Word tự động hóa, sau đó yêu cầu Word thực hiện các bước đó bất cứ khi nào bạn muốn. Điều này làm cho tự động hóa rất dễ dàng và có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Cách dễ nhất để tạo macro là cho phép Word ghi lại hành động của bạn, sau đó thực hiện hành động mong muốn của bạn trong tài liệu. Sau khi ghi lại, bạn có thể yêu cầu Word lặp lại những gì bạn đã làm bất cứ lúc nào.

Liên quan : Năm mươi tuyệt vời Microsoft Word 2013 Lối tắt

Tạo Macro

Vì vậy, bây giờ chúng ta biết những gì họ làm, chúng ta hãy học cách tạo macro trong Microsoft Word! Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo một macro tự động tạo một bảng. Đây có thể là một tính năng hữu ích nếu bạn thỉnh thoảng thấy mình cần tạo một bảng mới mà không cần tạo bảng mới hoặc sao chép một bảng hiện có theo cách thủ công.

Đầu tiên, chúng ta cần nói cho Microsoft Word cách làm cho bảng của chúng ta. Để thực hiện việc này, chúng tôi nhấp vào “Xem”, sau đó “Macro”, sau đó nhấp vào “Ghi macro”.

Chúng tôi đặt tên macro của chúng tôi tại đây. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ gọi nó là “CreateTable”.

Bên dưới hộp đặt tên là hai nút, “Nút” và “Bàn phím”. Đây là nơi bạn chọn nếu bạn muốn kích hoạt macro của mình thông qua một nút trong Word hoặc bằng cách nhấn phím nóng trên bàn phím của bạn.

Chọn tùy chọn nút

Nếu bạn chọn “Nút”, bạn sẽ được đưa đến cửa sổ bật lên mới. Nó có thể trông khó hiểu lúc đầu, nhưng nó chỉ là Word cho phép bạn thêm nút vào thanh Quick Access. Đây là nơi chúng tôi muốn nút của chúng tôi, vì vậy chúng tôi sẽ chọn macro và nhấp vào "Thêm >>" để thêm vào danh sách ở bên phải.

Khi macro vẫn được chọn, nhấp vào “Sửa đổi…” ở cuối danh sách.

Ở đây bạn có thể chọn biểu tượng mà nút của bạn sử dụng. Chọn một cái gì đó phù hợp với vĩ mô của bạn, sau đó OK ra khỏi tất cả các cửa sổ.

Chọn tùy chọn bàn phím

Nếu bạn chọn tùy chọn bàn phím, bạn có thể xác định phím nóng nào để gán macro. Nó tương thích với một vài kết hợp, chẳng hạn như Ctrl + [Key] và Ctrl + Shift + [Key], vì vậy hãy chọn một phím nóng phù hợp với bạn. Word sẽ cho bạn biết nếu bất cứ điều gì hiện đang được gán cho phím nóng đó, do đó bạn không can thiệp với các phím tắt hiện có. Khi bạn đã tìm thấy tổ hợp phím hoàn hảo, hãy nhấp vào “Gán”.

Ghi macro

Bây giờ bạn đã thiết lập phương thức kích hoạt, Microsoft Word sẽ bắt đầu ghi lại hành động của bạn. Trong khi ghi âm, mọi hành động bạn hiện thực hiện trong tài liệu sẽ được ghi nhớ trong macro. Trong ví dụ này, chúng ta tạo bảng của chúng ta và điền vào nó với các trường cần thiết. Bởi vì hành động của chúng tôi đang được ghi lại, chúng ta nên cẩn thận và không phạm sai lầm nào!

Sau khi hoàn tất bảng, chúng tôi nhấp vào “Xem”, sau đó nhấp vào “Macro” một lần nữa và sau đó nhấp vào “Dừng ghi”.

Bây giờ macro của chúng tôi được ghi lại, chúng tôi có thể tạo bảng này bất kỳ lúc nào chúng tôi muốn. Nếu chúng ta gán nó cho một phím nóng trên bàn phím, chúng ta có thể bấm các phím đó để chèn một bảng. Tương tự như vậy, nếu chúng ta thực hiện một nút cho nó, chúng ta có thể tìm thấy nút đó trong thanh Quick Access.

Bất kể phương thức nào chúng tôi đã chọn cho macro, bảng của chúng tôi được sao chép khi chúng tôi kích hoạt. Bây giờ chúng ta có thể tái tạo bảng cơ sở của chúng tôi với ít rắc rối!

Xóa macro

Khi macro của bạn đã không còn sử dụng, bạn có thể loại bỏ chúng bằng cách nhấp vào “Xem”, sau đó “Macro”, sau đó “Xem macro”.

Chọn macro bạn không muốn nữa, sau đó nhấp vào "Xóa".

An toàn Macro

Trong khi các macro có thể được sử dụng để làm cho cuộc sống dễ dàng hơn, chúng cũng có thể có những ý định bất chính! Không bao giờ chạy các macro đến từ một nguồn không đáng tin cậy hoặc tải xuống tài liệu Word được đính kèm với một email đáng ngờ. “Vi-rút macro” có thể là một vấn đề thực sự, vì vậy hãy đảm bảo bạn luôn an toàn khi sử dụng chúng.

Macros Made Easy

Khi bạn cần thực hiện các hành động lặp đi lặp lại trong Word, macro có thể sử dụng rất nhiều. Bây giờ bạn đã biết cách tạo macro bàn phím hoặc nút, cách ghi lại và cách sử dụng nó khi nó được tạo.

Bạn có thấy mình sử dụng macro nhiều không? Bạn đã Hãy cho chúng tôi biết dưới đây.