Có chữ ký đục lỗ, rõ ràng và ngắn gọn trong email của bạn là cực kỳ quan trọng. Là một nhà văn tự do hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực trực tuyến, tôi thấy chữ ký email của mình có vai trò giống như danh thiếp trong thập niên 90.

Việc thêm chữ ký vào Gmail khá đơn giản: chỉ cần vào Cài đặt trong Gmail, cuộn xuống Chữ ký và nhập một chữ. Tuy nhiên, các tùy chọn ở đây bị giới hạn vì nó khá hạn chế về định vị chữ ký trước hoặc sau văn bản được trích dẫn, và bạn cần phải đi tới Cài đặt mỗi lần bạn muốn bật hoặc tắt.

Ở đây, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng công cụ "Câu trả lời soạn trước" để tạo nhiều chữ ký và có thể dễ dàng chọn một chữ ký bạn muốn sử dụng (nếu có) mỗi khi bạn gửi email.

Trước tiên, bạn sẽ cần bật Câu trả lời soạn trước trong Gmail Labs (nơi bạn sẽ tìm thấy tất cả các loại tiện ích bổ sung tuyệt vời của Gmail).

1. Trong hộp thư đến Gmail của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, Cài đặt, sau đó nhấp vào tab Labs.

2. Trong hộp “Tìm kiếm phòng thí nghiệm”, nhập canned responses rồi nhấn Enter. Câu trả lời soạn trước sẽ xuất hiện trong phần “Phòng thí nghiệm có sẵn”. (Bỏ qua phần nói nó dành cho người lười biếng - chúng tôi đang sử dụng nó để làm việc hiệu quả hơn tự động trả lời!) Nhấp vào “Bật”, sau đó “Lưu thay đổi”.

Bạn hiện đã bật Câu trả lời soạn trước, vì vậy đã đến lúc tạo chữ ký của bạn.

1. Nhấp vào “Soạn thư” trong Gmail như thể bạn đang viết một email mới.

2. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Tin nhắn mới -> Câu trả lời soạn trước -> Câu trả lời soạn trước mới.

3. Nhập tên mà bạn sẽ nhớ cho chữ ký của mình vào hộp văn bản xuất hiện, sau đó nhấp vào OK.

4. Tiếp theo, đi đến Phản hồi đóng hộp trong cửa sổ Tin nhắn mới của bạn một lần nữa và nhấp vào tên chữ ký của bạn trong tiêu đề phụ "Chèn". Tên bạn chọn cho chữ ký của bạn sau đó sẽ xuất hiện trong dòng "Chủ đề" của email của bạn.

5. Bây giờ chỉ cần gõ những gì bạn muốn chữ ký của bạn được vào phần "cơ thể" của email (khu vực mà bạn thường gõ email của bạn).

Làm cho chữ ký của bạn trông tốt

Tôi thích bắt đầu chữ ký của tôi với hai dấu gạch ngang, ngăn cách nó gọn gàng với phần còn lại của email. Sau đó tôi viết tên của mình lên dòng đầu tiên, tiêu đề của tôi trên dòng sau, sau đó là biểu trưng của công ty hoặc công ty tôi làm việc hoặc viết cho dòng thứ ba. Rõ ràng, nếu bạn muốn nhập xử lý Twitter của bạn, số điện thoại, vv, sau đó bạn có thể làm điều đó quá - đó là chữ ký của bạn, sau khi tất cả!

Nếu bạn muốn sử dụng logo của một trang web hoặc công ty, bạn có thể lấy nó bằng cách nhấp chuột phải vào biểu trưng trên trang web, sau đó nhấp vào “Lưu hình ảnh thành…” Không thành công, bạn có thể sử dụng Công cụ Windows Snipping (Tìm kiếm nó trong menu Start.) để cắt logo và lưu nó dưới dạng hình ảnh.

Sau khi bạn đã lưu biểu trưng, ​​hãy kéo biểu tượng đó từ vị trí được lưu vào cửa sổ Gmail nơi bạn đang tạo chữ ký của mình. Biểu trưng sẽ xuất hiện trong chữ ký của bạn theo kích thước "Phù hợp nhất" theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi kích thước của biểu tượng bằng cách kéo các góc của biểu trưng.

Một khi bạn đã nhập chữ ký của bạn, đó là thời gian để lưu nó để sử dụng trong tương lai. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác ở dưới cùng bên phải -> Câu trả lời soạn trước, sau đó chọn tên cho chữ ký của bạn trong tiêu đề phụ "Lưu".

Bây giờ bạn đã tạo chữ ký đầu tiên của mình! Mỗi khi bạn muốn sử dụng nó trong email, chỉ cần soạn email, sau đó khi bạn muốn chèn chữ ký của mình, hãy nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải -> Câu trả lời soạn trước. Sau đó chọn chữ ký của bạn trong tiêu đề phụ "Chèn".

Bạn có thể tạo toàn bộ danh sách chữ ký bằng cách sử dụng phương pháp trên, sẵn sàng chọn và chọn riêng cho mỗi email bạn gửi. Nếu bạn muốn chỉnh sửa một trong các chữ ký của mình, hãy nhấp vào "Soạn thư" trong Gmail, chèn nó bằng cách sử dụng phương pháp trong đoạn cuối, sau đó chỉnh sửa nó theo ý bạn.

Khi bạn chỉnh sửa xong, hãy lưu chữ ký của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác ở dưới cùng bên phải -> Câu trả lời soạn trước, sau đó chọn nó dưới tiêu đề phụ "Lưu".

Vấn đề duy nhất với phương pháp Chữ ký trả lời được soạn trước này là nó chủ yếu áp dụng cho máy tính để bàn. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động, bạn sẽ không có quyền truy cập nhanh vào câu trả lời soạn trước của mình, điều này khiến phương pháp này vô dụng.

Phần kết luận

Tôi luôn phải vật lộn với các tùy chọn chữ ký mặc định của Gmail và ngạc nhiên khi thấy rằng tính năng ẩn này, thường được sử dụng cho các phản hồi tự động, sẽ rất hoàn hảo để tạo và quản lý bộ sưu tập chữ ký của riêng tôi. Nó đi để cho thấy rằng đôi khi một tính năng hoặc ứng dụng có thể được sử dụng cho một mục đích hoàn toàn khác với mục đích của nó.

Tín dụng hình ảnh: Chữ ký