Nếu bạn sử dụng Google Documents cho phần lớn công việc của mình, bạn có thể nhận thấy rằng bạn sử dụng cùng một bố cục tài liệu nhiều lần. Thay vì sao chép định dạng và kiểu từ tài liệu cũ, việc tạo mẫu cho loại tài liệu cụ thể đó dễ dàng hơn nhiều. Bằng cách đó, khi bạn muốn tạo một tài liệu mới thuộc loại đó, bạn có thể tải lên mẫu Google Documents và có công việc nhàm chán đã được thực hiện cho bạn.

Tại một thời điểm, Google Documents đã từng có một tính năng mà bạn có thể tạo mẫu và gửi mẫu đó tới thư viện mẫu. Điều này làm cho nó rất dễ dàng để thiết lập một mẫu để sử dụng nhiều lần cho các tài liệu mới. Tuy nhiên, Google đã loại bỏ các mẫu tùy chỉnh khỏi Google Documents thông thường và chuyển nó sang dịch vụ GSuite của họ, dịch vụ này yêu cầu thanh toán thường xuyên để sử dụng. Người dùng thông thường vẫn có thể sử dụng các mẫu được tạo sẵn của Google nhưng không tải lên các mẫu của riêng họ. Đối với người dùng không muốn chỉ trả tiền để tạo mẫu, hãy xem cách tạo mẫu theo cách thủ công.

Thiết lập mẫu

Để đạt được điều này, chúng ta sẽ tạo một tài liệu hoạt động như mẫu của chúng ta. Nếu bạn muốn tạo mẫu từ đầu, hãy tạo một tài liệu trống bằng cách nhấp vào nút “tài liệu mới” trên trang chính của Google Documents.

Nếu bạn đã có tài liệu sử dụng bố cục bạn muốn sử dụng, thay vào đó, vui lòng sử dụng tài liệu đó. Tất nhiên, bạn sẽ muốn xóa tất cả dữ liệu khỏi nó để bạn có thể sử dụng nó cho các tài liệu trong tương lai. Để tránh mất tác phẩm, bạn có thể tạo bản sao tài liệu bằng cách mở tài liệu, sau đó nhấp vào "Tệp", tiếp theo là "Tạo bản sao ..." Điều này sẽ tạo một tệp trùng lặp mà bạn có thể chỉnh sửa miễn phí cho mẫu của mình.

Bây giờ chúng tôi sẽ xây dựng tài liệu này làm mẫu. Để thực hiện việc này, hãy thiết lập tài liệu để tất cả các định dạng cơ bản được thực hiện, nhưng không có dữ liệu trong các trường. Bằng cách đó, khi chúng ta sử dụng mẫu trong tương lai, tất cả những gì chúng ta phải làm là nhập dữ liệu nếu cần. Ví dụ: trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng tôi đang tạo mẫu cho tài liệu cần chi tiết cá nhân của bạn. Chúng tôi thiết lập nó để tất cả các trường có mặt nhưng không có dữ liệu trong chúng, vì vậy chúng tôi có thể điền chúng vào mỗi lần chúng tôi sử dụng mẫu.

Nếu nó làm cho mọi thứ dễ dàng hơn, hãy để lại văn bản giữ chỗ để nhắc bạn về những gì xảy ra ở đâu. Ví dụ: nếu bạn có mẫu thư, bạn có thể chèn văn bản như “” và “” để tự nhắc mình nhập nội dung nào vào các phần đó. Bạn cũng có thể định dạng văn bản trình giữ chỗ để phù hợp với kiểu bạn muốn câu trả lời của mình ở trong đó, vì vậy không có gsuite, bạn không phải thực hiện các thay đổi theo cách thủ công mỗi lần.

Khi bạn đã thiết lập mẫu theo cách mình muốn, hãy đặt tên cho tài liệu là một điều đáng nhớ. Bây giờ nó đã được thiết lập, bạn có một mẫu để sử dụng cho các tài liệu trong tương lai.

Tìm mẫu

Tuy nhiên, có một vấn đề lớn: tài liệu này hầu như giống hệt với mọi tài liệu khác trong Google Drive của bạn! Nếu bạn đang tạo nhiều tài liệu, mẫu của bạn có thể sẽ bị mất trong số đó. Bạn có thể bực bội khi phải tìm kiếm trong Google Documents mỗi lần bạn muốn sử dụng mẫu của mình. Hãy làm cho nó dễ dàng hơn một chút để tìm mẫu của chúng tôi khi chúng tôi cần nó.

Tạo một thư mục

Một cách để làm điều đó là tạo một thư mục có tên là “Mẫu” và đặt tài liệu của bạn vào đó. Trước tiên, hãy điều hướng đến Google Drive. Sau đó, nhấp chuột phải vào một không gian không bị chiếm bởi một tệp hoặc thư mục và nhấp vào "Thư mục mới".

Gọi thư mục này là “Mẫu”, sau đó nhấp vào “Tạo”.

Bây giờ di chuyển mẫu vào thư mục. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp và kéo nó vào thư mục hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào tệp, chọn "Di chuyển đến ...", sau đó chọn thư mục mẫu.

Bởi vì các thư mục thường nằm trên các tài liệu, chúng tôi sẽ luôn có quyền truy cập rõ ràng vào các mẫu của chúng tôi bất kể có bao nhiêu tài liệu được tạo.

Gắn dấu sao cho mẫu

Ngoài ra, bạn có thể gắn dấu sao tài liệu để định vị dễ dàng hơn sau này. Để gắn dấu sao cho tài liệu, nhấp chuột phải vào tài liệu trong Google Drive và nhấp vào “Thêm dấu sao”.

Khi bạn nhấp vào danh mục "Được gắn dấu sao" ở bên trái Google Drive, danh mục đó chỉ hiển thị các tài liệu bạn đã gắn dấu sao. Đây là một cách tuyệt vời để truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào các tệp quan trọng.

Sử dụng mẫu

Bây giờ bạn đã thiết lập mẫu và ở một vị trí dễ tìm, bạn có thể sử dụng nó để tạo tài liệu dễ dàng hơn. Để sử dụng, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp trong Google Drive và nhấp vào "Tạo bản sao". Nếu bạn đang sử dụng Google Documents, bạn có thể tạo bản sao của tài liệu theo cách tương tự như chúng tôi đã làm trong bài viết này.

Đặt cho bản sao một cái tên đáng nhớ.

Điều này sẽ tạo một bản sao mới của mẫu mà bạn có thể điền vào khi bạn thấy phù hợp. Bây giờ bạn có thể điền vào các trường bạn đã thiết lập trước đó trong khi vẫn giữ nguyên mẫu ban đầu cho các tài liệu trong tương lai.

Mẫu khó khăn

Với việc Google xóa các mẫu do người dùng tạo ra khỏi Google Documents cơ bản, người dùng hiện phải tự tạo và sử dụng các mẫu của riêng họ. Bây giờ bạn đã biết cách tạo một cái, cách làm cho nó dễ tìm, và cách sử dụng nó để làm cho việc tạo tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Các mẫu có quan trọng đối với quy trình làm việc của bạn không? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây.