Trong khi tạo tài liệu Word của bạn, một số bạn có thể muốn bảo mật nó và ngăn người khác xem hoặc thay đổi nó. Có một số tính năng bảo mật trong Microsoft Word 2013 cho phép bạn bảo vệ và bảo mật tài liệu của mình. Hãy cùng kiểm tra nào.

1. Làm cho tài liệu của bạn chỉ đọc

Microsoft Word 2013 cho phép người dùng tạo tài liệu chỉ đọc để không ai khác có thể chỉnh sửa tài liệu. Điều này rất giống với việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF sao cho nó trở thành bản sao cuối cùng mà không có nội dung chỉnh sửa được. Tính năng này được gọi là đánh dấu tài liệu là cuối cùng. Làm theo các bước dưới đây để đánh dấu tài liệu là cuối cùng và làm cho tài liệu chỉ đọc.

1. Chuyển đến Tệp -> Thông tin

2. Nhấp vào nút "Bảo vệ tài liệu" thả xuống.

3. Chọn "Đánh dấu là cuối cùng"

4. Word sẽ yêu cầu xác nhận rằng tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được lưu. Bạn sẽ phải bấm nút OK.

5. Bạn sẽ nhận được một hộp thông tin ghi rõ những điều sau đây:

Tài liệu này đã được đánh dấu là cuối cùng cho biết rằng việc chỉnh sửa hoàn tất và đây là phiên bản cuối cùng của tài liệu. Khi tài liệu được đánh dấu là cuối cùng, thuộc tính trạng thái được đặt thành "Cuối cùng" và nhập, chỉnh sửa lệnh và dấu kiểm chứng bị tắt. Bạn có thể nhận ra rằng tài liệu đã được đánh dấu là Cuối cùng khi biểu tượng Đánh dấu cuối cùng hiển thị trên thanh trạng thái.

Bạn có thể chỉnh sửa lại tài liệu bằng cách nhấp vào nút “Chỉnh sửa bất kỳ” được hiển thị với dải màu vàng ở trên cùng.

2. Mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn

Bảo vệ mật khẩu đã có từ Word 2007. Trong Word 2013, bạn có thể bảo vệ mật khẩu tài liệu của mình bằng các bước dưới đây:

1. Chuyển đến Tệp -> Thông tin

2. Nhấp vào nút thả xuống “Bảo vệ tài liệu”

3. Mã hóa bằng mật khẩu

4. Một cửa sổ hộp thoại mới sẽ mở ra yêu cầu nhập mật khẩu mã hóa. Nhập mật khẩu và nhấn OK.

5. Bạn sẽ cần phải nhập lại mật khẩu và nhấn OK lần nữa.

Bất cứ khi nào bạn muốn mở lại tài liệu, Word sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu.

Xin lưu ý rằng nếu bạn quên mật khẩu mã hóa, Microsoft Word không cung cấp bất kỳ cách nào để khôi phục tài liệu. Bạn có thể sẽ cần phải sử dụng các tiện ích bẻ khóa mật khẩu của bên thứ ba hoặc là đắt tiền hoặc không phải lúc nào cũng hoạt động.

3. Tạo biểu mẫu trong Word với các trường có thể chỉnh sửa

Có những lúc bạn muốn thêm biểu mẫu vào tài liệu của mình. Word 2013 cho phép bạn tạo biểu mẫu với các trường có thể chỉnh sửa. Bạn sẽ cần phải kích hoạt tab Ribbon của nhà phát triển có thể được thực hiện bằng cách làm theo các bước dưới đây:

1. Vào File -> Options -> Customize Ribbon.

2. Chọn hộp kiểm “Nhà phát triển” được bỏ chọn theo mặc định. Bạn sẽ thấy một tab mới có nhãn Nhà phát triển trên Ribbon năm 2013.

Sau khi tạo biểu mẫu, bạn có thể làm theo các bước dưới đây để chỉ làm cho các trường biểu mẫu hoạt động để chỉnh sửa. Tất cả các văn bản khác sẽ không thể chỉnh sửa được.

1. Mở tài liệu với các trường biểu mẫu

2. Chuyển đến Tệp -> Thông tin

3. Nhấp vào trình đơn thả xuống Bảo vệ tài liệu và chọn Hạn chế chỉnh sửa

4. Điều này sẽ mở một thanh bên với các tùy chọn khác nhau. Bạn phải chọn “Điền vào biểu mẫu” trong các Hạn chế chỉnh sửa. Đồng thời chọn hộp kiểm “Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu”

5. Nhấp vào nút “Yes, Start Enforcing Protection” trong mục “3. Bắt đầu thực thi ”.

6. Bạn sẽ được yêu cầu mật khẩu bảo vệ tài liệu. Bạn có thể nhập mật khẩu hai lần để làm như vậy.

Bạn có thể cung cấp tài liệu này với biểu mẫu cho bất kỳ ai có thể nhập các trường biểu mẫu và lưu tài liệu. Không có gì khác có thể chỉnh sửa được. Để làm cho nó có thể chỉnh sửa lại, bạn sẽ phải nhập mật khẩu mà bạn đã tạo trong khi hạn chế tài liệu.

Phần kết luận

Trong khi có rất nhiều bộ phần mềm văn phòng xung quanh, không ai trong số họ là các tính năng phong phú như Microsoft Word. Với các tính năng bảo mật được đề cập ở trên, bạn sẽ có thể tạo và bảo vệ tài liệu của mình với ít nỗ lực. Tôi luôn thích sử dụng Microsoft Word để viết và bảo mật tài liệu của mình. Thế còn bạn? Tính năng bảo mật nào của Microsoft Word bạn thích và sử dụng nhiều nhất?