Dropbox là một công cụ năng suất dựa trên đám mây tuyệt vời, cung cấp cho bạn lưu trữ ngoại tuyến và truy cập nội dung của bạn ở bất cứ đâu bạn có thể chạy trình duyệt. Nhưng rắc rối với các tập tin của bất kỳ loại nào là chúng có thể rất vô tổ chức nếu bạn không phải là rất cẩn thận.

Trong bài viết này, chúng tôi xem xét cách làm mới Dropbox của bạn và biến nó từ một đống công cụ thành một tài nguyên có tổ chức.

Tài nguyên so với lộn xộn

Có một sự khác biệt rõ rệt giữa một đống công cụ và một tài nguyên. Một số người, ví dụ, có đống đống lộn xộn xung quanh bàn làm việc của họ và sẽ nói rằng họ cần phải giữ tất cả vì có thông tin quan trọng trong đó một nơi nào đó.

Rõ ràng đây không phải là lý tưởng và ồ ạt không hiệu quả. Nội dung bạn có không phải là tài nguyên nếu bạn không thể truy cập bất kỳ nội dung nào. Một thư viện là một nguồn tài nguyên, nhưng đống tiền biên lai, hướng dẫn sử dụng phần mềm, bản in và cáp bên cạnh bàn làm việc chỉ là một mớ hỗn độn.

Tất nhiên điều này tăng gấp đôi trong thời đại kỹ thuật số khi clutter creep vào máy tính và các đám mây lưu trữ ngoại tuyến, quá.

1. Giảm sự lộn xộn

Thứ nhất, giải phóng dung lượng - đi qua mọi tệp trên Dropbox của bạn và xóa mọi thứ đã lỗi thời, không liên quan hoặc trùng lặp. Rõ ràng, nếu bạn chỉ có một vài tập tin, điều này là dễ dàng để làm bằng tay.

Một mẹo hay là sắp xếp các tệp trong mỗi thư mục bằng "Đã sửa đổi" bằng cách nhấp vào đầu cột. Đôi khi dễ dàng hơn để xem tệp nào bị lộn xộn và đang được sử dụng bằng cách ghi nhận tần suất bạn truy cập chúng. Sẽ an toàn khi nói nếu một tệp chưa được chạm vào trong hai năm tới, có thể bạn không sử dụng nó nữa.

Một chiến lược tốt là sử dụng ứng dụng quản lý của bên thứ ba như JoliCloud để cung cấp cho bạn quyền truy cập tốt hơn vào dữ liệu tệp và giúp sắp xếp dễ dàng hơn. Đăng nhập bằng Facebook hoặc Google ID của bạn để truy cập.

Sau đó, một khi bạn đang ở trong, bạn có thể thêm các tài khoản lưu trữ đám mây khác để làm cho nó một giải pháp tất cả-trong-một cho quản lý đám mây của bạn.

Trong khi chúng ta đang nói về các tập tin, đây là một mẹo chuyên nghiệp: có một tính năng ẩn trong Dropbox trong đó nó lưu trữ "lịch sử" hoặc các phiên bản trước của tập tin. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào và bạn có thể khôi phục phiên bản trước đó. Điều này rất tiện lợi nếu bạn vô tình ghi đè lên một tập tin sao chép nó trên một phiên bản trước đó trong khi di chuyển mọi thứ xung quanh.

Tạo các thư mục và nhóm các tệp của bạn với nhau theo loại. Nếu bạn đã có các thư mục trong Dropbox của mình, hãy cân nhắc tạo các thư mục Main mới và kéo và thả các thư mục hiện có của bạn vào chúng. Nhằm giữ tất cả các thư mục của bạn trong một màn hình, khi cuộn lên và xuống thời gian lãng phí. Đối với Video, Âm thanh, Đồ họa, v.v., đảm bảo bạn đặt tiêu đề cho các thư mục chính của mình một cách thích hợp.

Nếu bạn có hàng trăm tệp trong nhiều thư mục, bạn có thể phải làm việc thông minh hơn và sử dụng các công cụ để hỗ trợ quy trình.

2. Tìm bản sao

Người dùng Android rất may mắn về vấn đề này. Ứng dụng Unclouded cho phép bạn đăng nhập vào không gian trên đám mây của mình (và đó là bất kỳ không gian đám mây nào, như Dropbox mà còn là Google Drive, Onedrive, Box và Mega) và nhận được rất nhiều chỉ số và thông tin không khả dụng với bạn như một người dùng Dropbox chuẩn, kích thước tệp chẳng hạn.

Trong các trường hợp thông thường trong Dropbox, bạn chỉ có thể thấy kích thước tệp nếu bạn nhấp vào tệp và chỉ sau đó kích thước xuất hiện ở bên phải của tệp trong tiêu đề. Rất kỳ quặc.

Rõ ràng điều quan trọng nhất với việc giảm sử dụng không gian là tìm kiếm các bản sao. Các tập tin tương tự trong hai thư mục khác nhau không cần thiết chiếm hai lần không gian cần. Điều này có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa bạn có thể tiếp tục sử dụng Dropbox miễn phí và phải đến mùa xuân cho một tài khoản Premium.

Người dùng Windows và Mac có thể muốn thử một ứng dụng dành cho máy tính để bàn như Easy Duplicate Finder (EDF) để tìm các tệp trùng lặp. EDF cho phép bạn đăng nhập vào tài khoản Dropbox của bạn và chọn các thư mục bạn muốn bao gồm và loại trừ.

Sau đó, bạn có thể tìm kiếm các thư mục và bạn sẽ nhận được báo cáo về các tệp trùng lặp.

3. Chia sẻ và chia sẻ tương tự

Một thứ khác mà bạn có thể thử làm sạch mọi thứ là ngắt kết nối khỏi các tệp được chia sẻ. Nó không phải là ngay lập tức rõ ràng lúc đầu, nhưng không gian tập tin của bạn trên Dropbox bao gồm cả hai tập tin bạn đã tải lên cá nhân và các tập tin trong không gian của người khác được chia sẻ với bạn. Về mặt thực tế, các tệp được chia sẻ được "sao chép" vào không gian của bạn ngay cả khi chúng được cho là được liên kết vì phân bổ tệp tính trên tổng số của bạn.

Để kiểm tra xem bạn có bao nhiêu không gian để chia sẻ, hãy nhấp vào Tên tài khoản của bạn (với hình ảnh của bạn), sau đó nhấp vào Cài đặt và sau đó nhấp vào tab Tài khoản. Nó sẽ liệt kê cách sắp xếp các tệp của bạn và số lượng bạn đã chia sẻ.

Kiểm tra các thuộc tính chia sẻ của các tệp riêng lẻ bằng cách nhấp chuột phải và sau đó chia sẻ. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tên của bạn và nhấp vào “xóa quyền truy cập của tôi” để ngắt kết nối khỏi các tệp, giải phóng dung lượng.

Bạn cũng có thể kiểm tra các tệp bạn chia sẻ (vì mục đích bảo mật bạn có thể muốn thu hồi quyền truy cập) bằng cách nhấp vào liên kết Chia sẻ

và Liên kết các mục trên menu bên trái:

Phần kết luận

Vì vậy, sử dụng tất cả các kỹ thuật này có thể giúp bạn tiết kiệm không gian (và do đó tiền) và làm cho Dropbox của bạn hiệu quả hơn bằng cách giảm số lượng tệp, tệp được chia sẻ và bản sao cũng như sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn.

Nếu bạn thích bài viết này hoặc có thêm một số mẹo để sử dụng Dropbox để chia sẻ với chúng tôi, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.