Bảng tính là một trong những công cụ phải có cho môi trường làm việc hiện nay. Mọi người sử dụng nó để tổ chức mọi thứ và mọi thứ, từ danh sách mua sắm hai cột đơn giản đến ngân sách công ty nhiều tập tin phức tạp. Nhưng ít nhất một cách sử dụng không hoạt động tốt với bảng tính: tổ chức dữ liệu. Một giải pháp tốt hơn để quản lý và tổ chức dữ liệu phức tạp là sử dụng cơ sở dữ liệu.

Lý do tại sao nhiều người dùng bảng tính không muốn chạm vào cơ sở dữ liệu là hình ảnh "đáng sợ và phức tạp" mà mọi người có về nó. May mắn thay, có Airtable - một cơ sở dữ liệu quan hệ dựa trên đám mây hiện đại với cách tiếp cận bảng tính đơn giản có thể giúp bạn sắp xếp hầu hết mọi dữ liệu. Nó cho phép cộng tác để bạn có thể làm việc trên cơ sở dữ liệu với đồng nghiệp của mình và đồng bộ hóa trên các thiết bị thông qua trình duyệt và ứng dụng dành cho thiết bị di động để cập nhật dữ liệu.

Nếu bạn đã quen thuộc với Microsoft Access trên Windows hoặc Filemaker Pro trên Mac, thì bạn sẽ không có gì phải lo lắng vì Airtable nên dễ sử dụng hơn. Đối với những người chưa quen với khái niệm cơ sở dữ liệu, Airtable cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước và hướng dẫn bằng video để giúp bạn tăng tốc.

Bắt đầu nhanh chóng với mẫu

Điều duy nhất bạn cần làm để bắt đầu sử dụng Airtable là đăng ký một tài khoản miễn phí. Nó đi kèm với cơ sở không giới hạn và cộng tác viên không giới hạn, với giới hạn 1.200 hồ sơ cho mỗi cơ sở và không gian đính kèm 2GB cho mỗi cơ sở. Có kế hoạch nâng cấp trả tiền cho những người cần nhiều hơn, nhưng kế hoạch miễn phí sẽ là quá đủ cho hầu hết người dùng cá nhân.

Để giúp bạn bắt đầu sớm nhất có thể, Airtable cung cấp cho bạn các mẫu. Sau quá trình đăng ký, nó sẽ yêu cầu bạn chọn tối thiểu ba ví dụ sử dụng cơ sở dữ liệu. Các tùy chọn có sẵn trong phạm vi từ dự án theo dõi đến hàng tồn kho nước chanh, từ lịch biên tập blog đến kế hoạch đám cưới.

Đối với những người không quen thuộc với cơ sở dữ liệu, cách nhanh nhất để bắt đầu là sử dụng các ví dụ hiện có và sửa đổi chúng theo nhu cầu của bạn. Mở một trong các ví dụ bạn đã chọn và xem xét để tự làm quen. Nhưng nếu bạn là một cựu chiến binh, bạn có thể đi thẳng đến việc tạo cơ sở dữ liệu mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “Plus (+)”.

Ví dụ, hãy mở cơ sở dữ liệu Hướng dẫn học tập. Điều này được tùy chỉnh để giúp học sinh theo dõi các nghiên cứu của họ. Giao diện bảng tính đơn giản là ẩn nhiều tính năng mạnh mẽ. Bạn có thể thêm và tùy chỉnh hàng và ô theo nhu cầu của mình, chèn phương tiện dưới dạng tệp đính kèm trong một hàng riêng lẻ, thêm và xóa bảng để theo dõi các môn học khác để nghiên cứu, thêm chế độ xem tùy chỉnh và hơn thế nữa.

Nhưng thay vì giải thích từng cái một, tốt hơn nếu bạn tự mình thử chúng và có cảm giác mọi thứ hoạt động như thế nào. Để giúp bạn nhấp vào vòng tròn đầy màu sắc ở dưới cùng bên phải của màn hình và chúng sẽ hiển thị cho bạn các bước để đạt được điều gì đó.

Ví dụ: bạn có thể nhập dữ liệu của mình bằng biểu mẫu thay vì ô bảng tính bằng cách nhấp vào biểu tượng “Mở rộng” bên cạnh số hàng.

Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh mà bạn có thể chia sẻ với bạn bè của mình và đầu vào của họ sẽ tự động điền cơ sở dữ liệu. Để thực hiện điều đó, hãy nhấp vào “Chế độ xem chính” và chọn “Biểu mẫu”.

Sau đó, tùy chỉnh biểu mẫu và nhấp vào "Chia sẻ". Bạn sẽ nhận được liên kết mà bạn có thể chia sẻ với người khác. Sử dụng ví dụ Hướng dẫn Nghiên cứu ở trên, chúng ta có thể sử dụng chia sẻ biểu mẫu trong một nhóm nghiên cứu mà mọi thành viên đều có thể đóng góp cho một chủ đề.

Tại sao không khí?

Sử dụng Airtable thay vì các ứng dụng cơ sở dữ liệu máy tính để bàn có một số lợi ích, chẳng hạn như:

  • Nó nằm trong đám mây nên mọi thứ được lưu trữ và sao lưu mà không cần phải làm gì cả. Dữ liệu của bạn luôn an toàn và có thể truy cập miễn là bạn có thể kết nối với Internet.
  • Nó hỗ trợ nhiều người dùng, vì vậy bạn có thể cộng tác với những người khác trong việc điền dữ liệu của bạn và hoàn thành nhiều hơn trong thời gian ít hơn.
  • Nó trực quan và dễ cài đặt. Người dùng mới có thể bắt đầu nhanh chóng mà không phải tốn thời gian với đường cong học tập.
  • Nó có thể tùy biến với nhiều loại trường để bạn lựa chọn. Bạn có thể tạo hầu như bất kỳ cơ sở dữ liệu nào theo nhu cầu của bạn.
  • Nó dựa trên trình duyệt, do đó bạn không cần phải tải xuống bất cứ thứ gì. Nó cũng là chất lỏng và có thể được mở bất cứ nơi nào và có một ứng dụng iOS (và phiên bản beta cho Android) cho những người làm việc sử dụng thiết bị di động của họ.
  • Nó hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram và nhiều ứng dụng khác.

Và câu hỏi lớn nhất từ ​​người dùng mới làm quen là tại sao họ nên sử dụng cơ sở dữ liệu thay vì bảng tính. Câu trả lời đơn giản là một cơ sở dữ liệu phù hợp hơn để tổ chức một lượng lớn dữ liệu, trong khi bảng tính tốt hơn nếu bạn thực hiện nhiều phép tính.

Tổng quan nhanh về Airtable này hầu như không làm xước bề mặt của những gì nó có thể làm. Đề xuất của tôi là tiếp tục và thử Airtable. Nó miễn phí. Sau đó chia sẻ suy nghĩ và ý kiến ​​của bạn trong phần bình luận bên dưới.