Tại các cuộc họp, thường có nhiều diễn giả có các chương trình nghị sự khác nhau để chi trả. Thật dễ dàng để chán trong các cuộc họp và mất dấu một số điều được nói. Mặc dù điều này là tốt cho những người tham dự cuộc họp thường xuyên, đối với những người chịu trách nhiệm ghi lại biên bản của cuộc họp, đây là một vấn đề lớn. Họ cần phải chú ý đến mọi thứ được đề cập trong cuộc họp. Nhưng đây không phải là phần khó nhất trong việc ghi lại biên bản cuộc họp; phần khó nhất là sắp xếp số phút thành các danh mục thích hợp và gửi chúng cho các ông chủ của bạn.

Phần sau này là phần tiêu thụ nhiều nhất. Đặt mọi thứ ở định dạng phù hợp để được gửi qua email với cấp trên của bạn có thể tiêu tốn một lượng thời gian đáng kinh ngạc. Nhưng thời gian đó có thể giảm đáng kể nếu bạn đang sử dụng dịch vụ web có tên “MinuteIO”.

Giới thiệu

MinutesIO là một dịch vụ web tuyệt vời và miễn phí giúp người dùng ghi lại các phút họp. Trang web được thiết kế sao cho bạn có thể mang máy tính xách tay của mình trực tiếp vào cuộc họp và bắt đầu ghi lại phút. Nếu không yêu cầu đăng ký tài khoản mới, MinutesIO cho phép bạn bắt đầu nhập chi tiết cuộc họp, ghi lại phút, chỉ định danh mục, ngày đến hạn và chủ đề. Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể chia sẻ số phút đã ghi của mình với cấp trên qua email. Toàn bộ quá trình rất nhanh và hiệu quả.

Sử dụng

Khi bạn truy cập MinutesIO, chỉ cần nhấp vào nút màu xanh lá cây lớn để bắt đầu. Trang web không yêu cầu bạn tạo bất kỳ tài khoản mới nào - nó lưu trữ thông tin cục bộ trong trình duyệt của bạn; điều này giải thích cho sự đáp ứng nhanh chóng của công cụ.

Nhấp vào nút sẽ mở ra một giao diện mới để ghi biên bản cuộc họp. Bạn có thể bắt đầu ghi lại chi tiết của cuộc họp - tiêu đề, vị trí, thời gian, dự án, v.v. - bằng cách nhấp vào văn bản xuất hiện trên trang web.

Bạn có thể sửa đổi văn bản trên trang họp theo yêu cầu của bạn và để phù hợp với cuộc họp của bạn. Ngoài việc nhập tên công ty và địa điểm của cuộc họp, bạn có thể nhập địa chỉ email của mình, email của những người tham dự hoặc bất kỳ người nào mà bạn sau này sẽ chia sẻ các phút với. Bạn cũng có thể tùy chọn thêm mô tả cho cuộc họp.

Khu vực cho phép bạn ghi lại phút hoạt động theo cách tương tự: bạn nhấp vào văn bản và nhập để chỉnh sửa. Đối với mỗi phút, bạn có thể thêm chủ đề ở ngăn bên trái, sau đó chọn loại phút, thêm ghi chú cho nó, chọn người được nói tại cuộc họp, và tùy chọn chọn ngày đến hạn cho các tác vụ sẽ được hoàn thành sau này .

Khi bạn kết thúc cuộc họp và muốn kết thúc phút, bạn có thể nhấp vào dấu kiểm (ü) xuất hiện ở bên trái.

Sau đó, phút của bạn sẽ được hoàn thành và bạn sẽ có thể xem chia sẻ, in ấn và chỉnh sửa các tấm ở cùng một nơi mà bạn đã tìm thấy dấu kiểm.

Nút gửi cho phép bạn chia sẻ các phút của cuộc họp với bất kỳ ai bạn muốn chia sẻ với họ qua email. Trước khi bạn gửi email, bạn sẽ được hiển thị bản xem trước của nó.

Bạn có thể sửa đổi người nhận email cũng như nội dung. Trong cơ thể, bạn sẽ thấy rằng số phút cuộc họp của bạn thực sự được xuất bản trên một URL bí mật. Bạn có thể sao chép URL từ đây và trực tiếp chia sẻ URL với bạn bè để cho phép họ xem phút mà không cần gửi email cho họ. Để quay lại phút của bạn bất kỳ lúc nào, bạn có thể truy cập lại MinuteIO và nhấp vào nút trên cùng ở ngăn bên trái để xem trang tổng quan của bạn. Tại đây bạn có thể xem lại số phút đã ghi, chỉnh sửa và chia sẻ chúng.

Phần kết luận

MinutesIO là một công cụ vô giá cho bất kỳ ai muốn ghi lại biên bản cuộc họp. Bằng cách cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan để ghi lại phút mà không phải đăng ký bất kỳ điều gì, trang web thể hiện sự tiện lợi chưa từng thấy. Đối với tất cả thư ký hoặc những người có nhiệm vụ ghi lại chi tiết cuộc họp, MinutesIO là trang web phải đánh dấu trang.

Xem MinutesIO @ http://minutes.io/