Bạn đã bao giờ thử sao chép (Ctrl + c) và dán (Ctrl + v) một số thông tin từ trang web hoặc email vào tài liệu từ chỉ để nội dung được dán không xuất hiện cùng kiểu với phần còn lại của tài liệu? Lý do điều này xảy ra là định dạng html gốc trong nội dung đã sao chép được giữ lại trong quá trình.

Rất may, có một cách để dán nội dung mà không giữ lại định dạng gốc; tính năng này được gọi là "Dán đặc biệt". Nó cũng cung cấp một số tùy chọn hữu ích khi dán hình ảnh vào tài liệu. Bạn có thể Paste Special bằng cách nhấn “Ctrl + Alt + V” trong bộ Microsoft Office và một số ứng dụng khác. Bài viết này sẽ cho bạn thấy cách Paste Special có thể được sử dụng trong hai trong số các ứng dụng Office phổ biến nhất - Word & Excel. Xin lưu ý rằng hướng dẫn này được điều chỉnh cho Microsoft Office 2010 trở lên.

Microsoft Word 2010 hoặc cao hơn

Sao chép văn bản từ trang web hoặc email vào Tài liệu Word

1. Khi bạn đã sao chép một số văn bản từ trang web vào khay nhớ tạm (Ctrl + C), trong Tài liệu Word, hãy điều hướng đến Trang chủ và chọn mũi tên bên dưới Dán - Dán Đặc biệt (hoặc nhấn Ctrl + Alt + V).

2. Hộp thoại Paste Special sẽ xuất hiện như sau:

3. Theo mặc định, tùy chọn định dạng HTML được tô sáng khi chúng tôi đang sao chép văn bản từ một trang web. Nếu chúng tôi tiếp tục dán với tùy chọn này được chọn, văn bản đã sao chép sẽ giữ nguyên định dạng html của nó và rất có thể trông hoàn toàn nằm ngoài vị trí trong tài liệu theo hình ảnh bên dưới.

4. Thay vào đó, hãy chọn tùy chọn “Văn bản chưa định dạng” để xóa định dạng html và đặt nó thành cài đặt mặc định trong tài liệu.

Sao chép hình ảnh từ trang web hoặc email vào Tài liệu Word

1. Nếu bạn đang biên dịch hình ảnh thành tài liệu từ Internet hoặc email, một vấn đề có thể phát sinh khi hình ảnh được sao chép là một tệp lớn. Ví dụ: hình ảnh được nhúng trong tệp đính kèm email thường là tệp bmp (bitmap), đây là một trong những tệp hình ảnh chất lượng lớn nhất hiện có. Để giảm bớt chất lượng đồ họa, có thể sử dụng tính năng Paste Special. Hộp thoại Dán đặc biệt sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn sau:

2. Thay vì sao chép hình ảnh ở định dạng html như được đánh dấu ở trên, việc chọn một loại định dạng hình ảnh khác như GIF, PNG hoặc JPEG đảm bảo rằng kích thước hình ảnh của hình ảnh bị giảm. Do đó, kích thước tệp tổng thể của tài liệu của bạn co lại, điều này rất hữu ích nếu gửi email tài liệu.

Microsoft Excel 2010 trở lên

Đối với những người trong chúng ta thường xuyên xáo trộn xung quanh trong bảng tính, Paste Special có thể là một lợi ích năng suất lớn. Một số kỹ thuật Paste đặc biệt của Excel được hiển thị bên dưới.

Chuyển dữ liệu

1. Một vấn đề dọn dẹp dữ liệu khá phổ biến trong Excel là việc chuyển dữ liệu. Ví dụ: để làm cho các cột dữ liệu của chúng tôi thành các hàng, hãy đánh dấu dữ liệu gốc và nhấn “Ctrl + C”.

2. Điều hướng đến vùng dữ liệu trống của bảng tính và nhấn “Ctrl + Alt + V”. Khi Đặc biệt dán mở ra, hãy nhấp vào Chuyển vị.

3. Một bản sao transposed của bảng sẽ xuất hiện trong bảng tính.

Tính toán tự động

Dán đặc biệt có thể được áp dụng khi cần thiết để thực hiện các phép tính đơn giản như nhân, trừ hoặc cộng trên nhiều ô cùng một lúc. Trong ví dụ, chúng ta cần trừ 20 giá trị trong B3-B10.

1, Trong ô trống, nhập giá trị 20 và nhấn CTRL + C

2. Đánh dấu ô B3-B10 và nhấn CTRL + ALT + V. Trong hộp thoại Dán Đặc biệt, chọn Trừ dưới tiêu đề Hoạt động. Nhấp vào OK.

3. Các ô A1-A20 bây giờ có 20 trừ đi tổng giá trị của chúng.

3. Định dạng biểu đồ

Nếu bạn cần hiển thị nhiều biểu đồ, thì điều quan trọng là màu sắc, phông chữ và tỷ lệ đều đồng nhất trong suốt. Tuy nhiên, kiểu dáng mỗi biểu đồ để phù hợp có thể cực kỳ tẻ nhạt. Rất may, Paste Special có ích một lần nữa.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta muốn chuyển đổi đồ thị Rau Tally trông giống như biểu đồ hình tròn của quả Tally.

1. Chọn biểu đồ hình tròn và nhấn Ctrl + C. Chọn biểu đồ thanh và nhập Ctrl + Alt + V.

2. Khi hộp thoại Dán Đặc biệt mở ra, hãy chọn Định dạng.

3. Đồ thị thanh Tally của Rau bây giờ đã được định dạng giống như một biểu đồ hình tròn như Fruit Tally.

Phần kết luận

Như các ví dụ trên minh họa, Paste Special có thể cung cấp một số cải tiến năng suất tuyệt vời. Các tác vụ định dạng phức tạp hoặc lặp đi lặp lại, đặc biệt trong các bảng tính excel, có thể được giải quyết bằng một cú nhấp chuột đơn giản của nút trong hầu hết các trường hợp. Mặc dù chúng tôi chỉ đề cập đến việc sử dụng nó trong Microsoft Office, nó cũng có thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng khác nhau, bao gồm cả Gmail. Chúng tôi khuyên bạn nên thử lần sau khi bạn sao chép văn bản từ Internet sang tài liệu từ. Vui lòng đăng trong phần bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Tín dụng hình ảnh: Dán Sao chép Dán Sao chép