Bài viết này là một phần của chuỗi Google Office Suite:

  • 5 mẹo và thủ thuật cần thiết cho Google Documents bạn cần biết
  • 5 mẹo và thủ thuật cho Google Trang trình bày bạn cần thử
  • Cách sử dụng Google Trang tính: Mẹo chính để giúp bạn bắt đầu

Kể từ khi thành lập Windows, Microsoft Excel đã trở thành chương trình đi kèm cho số-crunching, bảng tính, hóa đơn, và tất cả những thứ khác trong cuộc sống mà bạn muốn tổ chức thành lưới vô hạn của các hàng và cột.

Nhưng kể từ khi Cloud nổi bật, Google Trang tính đã trở thành chương trình được nhiều người lựa chọn. Nó có thể không có nhiều tính năng như Excel, nhưng có nhiều thứ hơn so với lần đầu tiên gặp mắt.

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật để sử dụng Google Trang tính, điều này sẽ đảm bảo bạn khởi đầu suôn sẻ.

Related : 10 Tiện ích bổ sung Google Trang tính Bạn nên cân nhắc sử dụng

1. Nhập dữ liệu từ bảng tính khác

Bạn có thể dễ dàng đặt Google Trang tính để nhập dữ liệu động từ một trong các bảng tính của bạn sang bảng tính khác. Điều này là hoàn hảo nếu bạn muốn hiển thị tổng các kết quả nhất định trong một bảng tính hoặc nếu bạn muốn di chuyển trên toàn bộ phần của bảng. Lưu ý rằng điều này không giống như sao chép dữ liệu vì khi bạn cập nhật dữ liệu trong trang tính gốc, nó cũng sẽ cập nhật dữ liệu trong trang bạn đang nhập vào.

Công thức cho điều này được gọi là ImportRange và trông giống như sau:

 = IMPORTRANGE ("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SheetName! A1: D200")

Mã khó hiểu dài là tên URL của bảng tính mà bạn sẽ tìm thấy trong thanh URL sau “bảng tính / d /”. Khi nói "SheetName" ở trên, bạn nên thay thế bằng tên của trang tính chính xác mà bạn đang nhập dữ liệu, sau đó bit sau dấu chấm than biểu thị phạm vi của các hàng / cột bạn muốn lấy dữ liệu từ đó.

2. Cố định hàng và cột

Khi bạn tạo bảng tính, chỉ trong mọi trường hợp, bạn sẽ luôn muốn hiển thị một số thông tin nhất định trên màn hình của mình. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi công việc tự do của mình, bạn sẽ muốn có thông tin tiêu đề như “Số tiền đã thanh toán”, “Ngày lập hóa đơn” và “Trang web” liên tục được hiển thị ngay cả khi bạn cuộn xuống trang.

Để thực hiện việc này, bạn cần phải "Cố định" hàng hoặc cột bạn muốn luôn hiển thị. Chỉ cần nhấp vào "Xem -> Cố định", sau đó chọn số hàng hoặc cột bạn muốn cố định. Nếu bạn chọn một ô trước khi nhấp vào “Chế độ xem”, thì bạn sẽ nhận được tùy chọn để cố định mọi hàng hoặc cột lên đến ô đó.

3. Tạo biểu mẫu bằng Google Trang tính

Một tính năng ít được biết đến nhưng mạnh mẽ của Google Trang tính là tùy chọn tạo biểu mẫu và bảng câu hỏi. Mở Google Trang tính mới, nhấp vào "Công cụ -> Tạo biểu mẫu" và bạn sẽ được đưa đến ứng dụng Tạo biểu mẫu ưa thích của Google.

Nó khá đơn giản để sử dụng. Bạn cung cấp cho tiêu đề và mô tả, nhập câu hỏi có tiêu đề “Câu hỏi không có tiêu đề” và sau đó nhấp vào “Nhiều lựa chọn” nếu bạn muốn thay đổi định dạng thành nơi mọi người có thể trả lời (nhiều lựa chọn, hộp kiểm, menu thả xuống, v.v.) .

Ở trên cùng bên phải của Biểu mẫu, bạn cũng sẽ thấy một bộ ba tùy chọn cho phép bạn tùy chỉnh thêm giao diện của bảng câu hỏi của mình.

4. Chèn hình ảnh vào một ô

Trước khi bạn nhận được tất cả thông minh và chỉ ra rằng chèn hình ảnh vào Google Trang tính chỉ là vấn đề nhấp vào "Chèn -> Hình ảnh", tốt, không hoàn toàn. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, thì một hình ảnh sẽ xuất hiện trên đầu bảng tính của bạn thay vì được đặt gọn gàng vào một ô.

Để chèn hình ảnh thẳng vào ô, hãy nhấp vào ô, sau đó nhập =image("URL of the image you want to insert") . Theo mặc định, hình ảnh sẽ giữ tỷ lệ khung hình của nó trong khi thích ứng với kích thước ô, nhưng có một số biến thể bạn có thể thực hiện trên công thức để lấy hình ảnh / ô có kích thước bạn muốn.

  • =image("URL of the image", 2) - định hình lại hình ảnh để vừa với kích thước ô hiện tại
  • =image("URL of the image", 3) - hình ảnh giữ kích thước ban đầu của nó mà không thay đổi kích thước ô

5. Thêm số nhanh chóng

Đó là một chức năng bảng tính cổ điển và dễ dàng để quên. Rất may, Google Trang tính giúp mọi thứ trở nên dễ dàng cho bạn. Nếu bạn muốn nhanh chóng thêm các số trong hàng hoặc cột, chỉ cần đánh dấu mọi thứ bạn muốn tính bằng cách sử dụng nhấp chuột trái và bạn sẽ thấy ngay tổng số những con số đó ở góc dưới cùng bên phải của Google Trang tính.

Sau đó, bạn có thể nhấp vào tổng ở dưới cùng bên phải và bạn sẽ nhận được danh sách các tùy chọn thay vào đó, hãy xem số trung bình, nhỏ nhất, số lớn nhất, v.v.

Nếu bạn muốn có một ô hiển thị tổng số của một nhóm các số trong một hàng hoặc cột, hãy nhấp vào ô nơi bạn muốn tổng số được hiển thị, sau đó nhập =sum(A1:A13) trong đó A1 và A13 là các ô nơi bạn muốn các số được thêm vào.

6. Định dạng có điều kiện

Không có gì giống như một chút mã hóa màu để đơn giản hóa tất cả dữ liệu Trang tính được hiển thị trước mặt bạn. Để đặt quy tắc tự động cho định dạng và tô màu ô, hãy nhấp vào “Định dạng -> Định dạng có điều kiện”.

Trong cửa sổ bên phải, bây giờ bạn sẽ thấy một loạt các quy tắc định dạng có điều kiện. Ở đây, bạn có thể yêu cầu bảng tính tự động tô màu ô đỏ, ví dụ: nếu ô trống (một cách tuyệt vời để biết ngay nếu bạn cần) để đuổi theo bất kỳ ai xuống để thanh toán quá hạn) hoặc vẽ các ô có chứa một từ nhất định là màu bạn chọn.

Có rất nhiều lựa chọn ở đây, vì vậy đi hoang dã! Bảng tính của bạn là canvas của bạn.

7. Thêm tùy chọn thả xuống vào ô của bạn

Giả sử bạn muốn giới hạn nội dung của ô chỉ còn hai (hoặc nhiều hơn) giá trị. Cách tốt nhất để thực hiện việc này là thêm tùy chọn thả xuống. Để làm điều đó, bạn sẽ phải tạo một Trang tính mới để giữ các giá trị tùy chọn.

1. Tạo trang tính mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” trên thanh công cụ phía dưới.

2. Trong trang tính mới, nhập các giá trị tùy chọn của bạn vào cột đầu tiên.

3. Quay lại Trang tính đầu tiên (hoặc trang tính bạn đang làm việc), chọn ô mà bạn muốn chèn trình đơn thả xuống.

4. Nhấp chuột phải vào nó và chọn "Data Validation" (ở cuối trình đơn ngữ cảnh).

5. Trong trường “Tiêu chí”, chọn “Danh sách từ một phạm vi” và chọn Bảng, cột và ô trong trường “Dữ liệu”. Chọn tùy chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô”.

6. Nhấp OK. Bây giờ bạn sẽ thấy trường thả xuống nơi bạn có thể giới hạn nội dung của ô đó thành một phạm vi giá trị cụ thể.

Phần kết luận

Tình huống lý tưởng để ở trong một bảng tính là có toàn bộ các quy tắc tự động hóa những thứ như mã hóa màu và tính toán để bạn có thể làm việc nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Hy vọng rằng năm mẹo này sẽ giúp bạn đạt được điều đó, làm cho thông tin chứa trong đó rõ ràng hơn rất nhiều và thêm gia vị cho quy trình quản lý bảng tính đôi khi vô trùng.