Khi chúng ta chuyển sang một kỷ nguyên lưu trữ đám mây, có nhiều lợi ích và hạn chế đi kèm với nó. Có thể truy cập các tệp và tài liệu của bạn ở bất cứ đâu trên thế giới là một tính năng rất hay, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thể truy cập Internet? Đột nhiên, tất cả các tệp được lưu trữ thuận tiện đó nằm ngoài tầm với của bạn! Kết quả là, một số công ty lưu trữ đám mây đã phát triển các phương pháp để có thể truy cập phiên bản được lưu trong bộ nhớ cache của đám mây của bạn ngoại tuyến. Điều này bao gồm Google, người đã thiết lập dịch vụ đám mây của họ để bạn có thể sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến.

Trước khi chúng tôi đi vào làm thế nào để làm điều này, có một vài điều bạn cần phải lưu ý. Thứ nhất, vì nó cài đặt tiện ích mở rộng của Chrome để kích hoạt các tính năng ngoại tuyến, bạn không thể thực hiện việc này trong bất kỳ trình duyệt nào khác ngoài Chrome. Thứ hai, tất cả tài liệu của bạn trong Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ sẽ khả dụng khi ngoại tuyến, nhưng các tệp đã tải lên trong Drive của bạn sẽ không. Thứ ba, bạn cần phải trực tuyến để thiết lập các tùy chọn này, vì vậy bạn cần phải làm điều này trước khi bạn muốn sử dụng Google Documents ngoại tuyến. Nếu những hạn chế này quá nhiều, bạn có thể kiểm tra phần "Tùy chọn thay thế" bên dưới để xem các phương pháp khác có sẵn.

Truy cập Google Documents ngoại tuyến

Để sử dụng Google Documents ngoại tuyến, bạn cần truy cập cài đặt Google Drive trong Chrome. Bạn có thể làm điều này bằng cách truy cập Google Drive và nhấp vào bánh răng ở trên cùng bên phải, sau đó chạm vào Cài đặt. Bạn cũng có thể truy cập bằng cách nhấp vào liên kết này nếu bạn đã đăng nhập vào Google.

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này, tìm tùy chọn Ngoại tuyến và đánh dấu vào ô. Bạn có thể thấy bằng văn bản trợ giúp rằng đây là khi tiện ích được đề cập trước đó được thêm vào.

Chrome sẽ thông báo cho bạn rằng tiện ích đang yêu cầu được cài đặt. Nhấp vào nút "Thêm tiện ích mở rộng" để hoàn tất quy trình.

Đồng bộ hóa các tệp cụ thể

Giờ đây, khi bạn ngoại tuyến và thử mở Google Documents, thay vào đó, nó sẽ tải phiên bản ngoại tuyến đặc biệt. Phiên bản này sẽ sử dụng các tệp đã được đồng bộ hóa để sử dụng ngoại tuyến. Mặc dù bạn có thể thấy hầu hết các tệp của mình đã được đồng bộ hóa, một số tệp có thể đã "trượt lưới". Điều này có nghĩa là bạn sẽ thấy một số tệp sẽ vẫn không khả dụng, ngay cả khi bạn bật truy cập ngoại tuyến.

Nếu có một tệp cụ thể mà bạn muốn đảm bảo khả dụng ngoại tuyến, có cách để buộc đồng bộ hóa ti đó. Phương pháp tương tự này hoạt động với Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ, vì vậy, đừng lo lắng về loại tệp bạn muốn đồng bộ hóa!

1. Tìm tệp bạn muốn truy cập ngoại tuyến. Nhấp vào ba dấu chấm gần tên tệp của nó, sau đó chuyển nút gạt “Khả dụng trực tuyến” thành Bật. Công tắc sẽ trượt sang phải và chuyển sang màu xanh dương để hiển thị công tắc được bật.

2. Sau một khoảng thời gian ngắn, một biểu tượng nhỏ của dấu chọn phía trên một dòng sẽ xuất hiện trên tệp của bạn. Điều này có nghĩa là nó hiện được đảm bảo khả dụng khi bạn ngoại tuyến. Để đảm bảo bạn có thể truy cập ngoại tuyến, hãy ngắt kết nối Internet, sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến và thử mở tệp. Nếu có thể, tệp sẽ được đồng bộ hóa.

Tùy chọn thay thế

Nếu bạn không sử dụng Chrome, muốn sử dụng tệp Google Drive ngoại tuyến hoặc thực sự không thích ý tưởng cài đặt tiện ích mở rộng chỉ để truy cập ngoại tuyến, đừng lo lắng! Vẫn còn cách để nhận tệp của bạn ngoại tuyến.

Tùy chọn Google Drive cho PC

Tùy chọn này yêu cầu cài đặt Google Drive cho PC. Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm như Dropbox cho máy tính để bàn thì điều này rất giống nhau. Nó sẽ thiết lập một thư mục Google Drive đặc biệt trên PC của bạn, sau đó đồng bộ hóa các tệp từ Google Drive với nó. Điều này có nghĩa là khi bạn chỉnh sửa tệp trong thư mục đó, tệp sẽ tự động đồng bộ hóa tệp đó với Google Drive và ngược lại. Do các tệp được lưu dưới dạng bản in ra trên ổ cứng của bạn, điều đó cũng có nghĩa là bạn có quyền truy cập vào tệp của mình nếu bạn chuyển sang chế độ ngoại tuyến. Chỉ cần mở thư mục Google Drive trên ổ cứng của bạn và mở tệp bạn muốn sử dụng.

Rất tiếc, trong khi nó sẽ đồng bộ hóa các tệp được tạo trong Google Tài liệu, Trang trình bày, Trang tính và Bản vẽ vào ổ cứng của bạn, chúng sẽ không mở chính xác khi ngoại tuyến trừ khi bạn thiết lập đồng bộ hóa theo các bước ở trên. Nếu bạn muốn sử dụng các loại tệp này, tốt nhất bạn nên tải xuống chúng dưới dạng bản in ra giấy trước khi ngoại tuyến.

Tùy chọn tải xuống

Nếu bạn muốn truy cập các tệp Google Tài liệu ngoại tuyến, bạn có thể tải xuống bản in ra giấy cho máy tính của mình. Sau đó, bạn có thể mở chúng trong bộ ứng dụng văn phòng yêu thích của mình, giống như một tệp thông thường. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào trong Google Drive của bạn và nhấp vào Tải xuống. Thao tác này sẽ tải xuống bản sao vật lý vào ổ cứng của bạn ở định dạng tệp hỗ trợ Microsoft Office.

Bạn thậm chí có thể nhấp CTRL nhiều tệp để tải xuống và Google sẽ tự động nhóm chúng vào tệp .zip cho bạn.

Nếu bạn cần tệp ở định dạng không phải Microsoft Office, hãy mở tệp bạn muốn lưu. Nhấp vào Tệp, Tải xuống dưới dạng, rồi định dạng tệp bạn muốn.

Duy trì Drive

Với bộ nhớ dựa trên đám mây trở nên phổ biến và thuận tiện, đôi khi bạn sẽ thấy mình bị bắt mà không có kết nối hoặc quyền truy cập vào tệp của bạn. Với các giải pháp ở trên, giờ đây bạn có thể sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến nếu hoàn cảnh đến.

Bạn đã bao giờ bị cản trở khi không thể truy cập tệp trong đám mây? Bạn có sử dụng đám mây, hoặc phương tiện truyền thống truyền thống như ổ đĩa USB có thực hiện công việc cho bạn không? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây trong phần bình luận.