Đã bao nhiêu lần bạn mở một tài liệu, chỉ để thấy rằng nó đã được sửa đổi bởi các thành viên trong nhóm của bạn mà bạn đã chia sẻ tài liệu với ai? Nó sẽ là một cơn ác mộng thực sự nếu ai đó trong nhóm của bạn loại bỏ hoặc sửa đổi một cái gì đó quan trọng, mà không cần sao lưu, trong tài liệu. Để ngăn chặn điều này xảy ra, Microsoft Word có tính năng tích hợp sẵn có thể hạn chế người dùng chỉnh sửa một số phần nhất định của tài liệu. Điều này rất hữu ích vì nó vẫn cho phép bạn cộng tác với những người khác mà không cần họ sửa đổi phần nhạy cảm của tài liệu. Hạn chế người dùng trong Word thực sự dễ dàng. Đây là cách bạn có thể bảo vệ một phần của tài liệu khỏi những thay đổi đang được thực hiện.

Lưu ý: Vui lòng không nhầm lẫn điều này với “Bảo vệ tài liệu” để khóa toàn bộ tài liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, các thủ tục được hiển thị trong Microsoft Word 2013, và nó cũng nên làm việc với các phiên bản trước. Quy trình này có thể khác đôi chút.

Hạn chế người dùng sửa đổi một phần của tệp Word

Trước khi bạn có thể chơi với tính năng hạn chế nội dung trong Microsoft Word, bạn cần bật tab “Nhà phát triển” trong giao diện ribbon. Tab Nhà phát triển bị ẩn theo mặc định vì nó chứa tất cả các loại cài đặt nâng cao. Để bật tab Nhà phát triển, nhấp vào nút “Tệp” và chọn “Tùy chọn” từ thanh bên bên trái.

Hành động trên sẽ mở hộp thoại “Tùy chọn”. Điều hướng đến tab "Tùy chỉnh Ribbon", chọn hộp kiểm "Nhà phát triển" trong cột "Tab chính" và nhấp vào nút "Ok" để lưu thay đổi.

Hành động trên sẽ bật tab “Nhà phát triển”.

Bây giờ để khóa nội dung, hãy chọn nội dung bằng chuột của bạn và nhấp vào nút “Kiểm soát nội dung phong phú” bên phải nút “Bổ trợ COM”. Hành động này sẽ tạo ra một ranh giới có thể nhìn thấy xung quanh văn bản đã chọn. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể chọn tùy chọn "Kiểm soát nội dung văn bản thuần túy" nút.

Bây giờ hãy chọn tùy chọn “Thuộc tính”.

Hành động trên sẽ mở cửa sổ “Content Control Properties”. Ở đây, nhập tiêu đề bạn chọn và chọn cả hai hộp kiểm “Kiểm soát nội dung không thể xóa” và “Nội dung không thể được chỉnh sửa” trong danh mục “Khóa”. Bạn cũng có thể chơi với tính thẩm mỹ như màu sắc, ranh giới, v.v. nếu bạn muốn nội dung bị hạn chế của mình nổi bật so với nội dung thông thường. Khi bạn đã hoàn tất các thay đổi, hãy nhấp vào nút “Ok” để lưu các thay đổi.

Ngay sau khi bạn nhấp vào nút "Ok", nội dung sẽ bị khóa và không ai (kể cả bạn) có thể chỉnh sửa trừ khi khóa bị xóa khỏi hộp thoại "Thuộc tính".

Ngoài nội dung văn bản thông thường, bạn cũng có thể khóa nội dung đa phương tiện khác như hình ảnh. Quy trình này khá giống nhau. Chỉ cần chọn hình ảnh và khóa nó từ “Thuộc tính kiểm soát nội dung”.

Đó là tất cả để làm, và nó là dễ dàng để hạn chế người dùng chỉnh sửa một số phần của một tài liệu Word. Điều tốt về tính năng này là những người dùng khác vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu mà không gây rối với nội dung quan trọng hoặc bị khóa. Tất nhiên, đây không phải là một cách dễ dàng để làm điều đó, nhưng nó vẫn còn tốt hơn là không có gì.

Hy vọng rằng sẽ giúp, và làm bình luận dưới đây chia sẻ suy nghĩ của bạn về tính năng này được xây dựng trong ít tiện dụng.