Microsoft Outlook là một ứng dụng email tốt nhất cho Windows. Nó giúp bạn quản lý tất cả các email của bạn, thiết lập danh sách liên lạc, kế hoạch cuộc họp, lịch trình và nhiều hơn nữa. Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để đọc nguồn cấp dữ liệu của Google Reader.

Vì vậy, Google Docs - một trong những ứng dụng văn phòng trực tuyến tốt nhất hiện có cho đến nay. Tài liệu của Google cho phép bạn tạo tài liệu, bảng tính, bản trình bày và bản vẽ và lưu trữ chúng trong tài khoản Google của mình để bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ máy tính nào.

Nếu bạn thích sử dụng cả hai dịch vụ trên, tại sao không sử dụng Harmony - một bổ trợ Outlook đơn giản để tích hợp cả dịch vụ và quản lý tài liệu Google tài liệu từ máy tính để bàn.

Quản lý Tài liệu Google Documents từ Microsoft Outlook

1. Tải về Harmony Add-in cho Microsoft Outlook

2. Sau khi bạn đã cài đặt ứng dụng, hãy khởi động Microsoft Outlook và bạn sẽ thấy một thanh bên mới đã được thêm vào giao diện như hình dưới đây:

3. Nhập thông tin đăng nhập tài khoản Google của bạn và nhấn nút “Đăng nhập”. Ứng dụng này cũng hoạt động với tài khoản Google Apps, cùng với các tài khoản Gmail thông thường.

4. Khi bạn đã đăng nhập, bạn sẽ thấy toàn bộ danh sách tài liệu được lưu trữ trong tài khoản Google của bạn trong thanh bên Outlook.

Chỉnh sửa tài liệu Google hiện có của bạn từ Microsoft Outlook

1. Để chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp vào nút “Tác vụ” và chọn “Mở” từ các tùy chọn trình đơn.

2. Thao tác này sẽ mở tài khoản Google của bạn trong "cửa sổ duyệt" của Microsoft Outlook. Đăng nhập lại bằng thông tin đăng nhập tài khoản Google của bạn

3. Khi bạn đã đăng nhập, tài liệu được chọn sẽ tải bên trong ngăn duyệt của Microsoft Outlook như hình dưới đây:

4. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tài liệu như bình thường bên trong tài liệu của Google. Bạn có thể thêm hình ảnh từ máy tính của bạn hoặc từ một URL web, thêm văn bản, đoạn văn, tạo bảng tính và có thể làm mọi thứ bạn làm bên trong tài liệu Google trong khi làm việc từ trình duyệt. Khi bạn đã hoàn tất chỉnh sửa tài liệu, nhấn “Lưu và đóng” và các thay đổi sẽ được lưu vào tài liệu.

Chia sẻ tài liệu Google Documents từ Outlook

Nếu bạn thường xuyên chia sẻ tài liệu với một nhóm người, tính năng này sẽ vô cùng hữu ích. Để chia sẻ tài liệu, hãy chọn tài liệu từ thanh bên hòa hợp trong Microsoft Outlook và nhấp vào "Tác vụ". Từ các tùy chọn có sẵn, chọn “Chia sẻ” như hình dưới đây:

Điều này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên. Nhập (các) địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu Google của mình.

Như bạn có thể thấy, cửa sổ bổ trợ hiển thị các đề xuất địa chỉ email trực tiếp từ tài khoản Google của bạn và do đó, sẽ không có vấn đề nếu bạn không nhớ địa chỉ email chính xác của cộng tác viên hoặc bạn bè. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm cộng tác viên vào tài liệu của mình, bạn có thể chọn liệu người đó có thể chỉnh sửa tài liệu hay chỉ có thể xem tài liệu đó hay không. Bạn có thể đặt vai trò này bằng cách nhấp vào “Tùy chọn vai trò” như hình dưới đây:

Bạn có thể sử dụng tùy chọn đổi tên để đổi tên tài liệu và tùy chọn dấu sao để đánh dấu tài liệu là mục có gắn dấu sao.

Tạo tài liệu Google Documents mới từ Microsoft Outlook

Tạo một tài liệu mới cũng dễ dàng, chỉ cần nhấp vào nút "Mới" và chọn loại tài liệu bạn muốn tạo.

Nếu bạn muốn tải lên một tài liệu văn phòng hiện có, hãy nhấp vào nút "Tải lên" và điều hướng đến vị trí tài liệu trong máy tính của bạn. Khi bạn đã tạo tài liệu, ứng dụng sẽ mở trình chỉnh sửa tài liệu của Google trong ngăn duyệt của Microsoft Outlook và sau đó bạn có thể thêm và chỉnh sửa văn bản như bình thường bên trong tài liệu của Google.

Phần kết luận

Bổ trợ Harmony cho Microsoft Outlook là phải có cho các nhân viên web sử dụng Outlook và luôn cần một cách để chỉnh sửa, chia sẻ và tạo tài liệu Google tài liệu từ ứng dụng email của họ. Điều này hữu ích vì bạn không phải mở cửa sổ trình duyệt mới chỉ để chia sẻ hoặc chỉnh sửa tài liệu Google Documents. Xin lưu ý rằng không giống như email, bạn không thể tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu Google tài liệu ngoại tuyến - bạn sẽ cần kết nối internet hoạt động để tìm nạp tài liệu trong Microsoft Outlook. Nhìn chung, ứng dụng này tích hợp hoàn toàn các tài liệu của Google với triển vọng Ms và không có lỗi hoặc hạn chế nào được tìm thấy như vậy.

Bạn có sử dụng bất kỳ công cụ nào để truy cập tài liệu Google từ máy tính để bàn không? Bạn có sử dụng bất kỳ plugin Outlook nào khác để thêm vào năng suất hàng ngày của mình không? Vui lòng chia sẻ ý tưởng và đề xuất của bạn trong phần nhận xét.