Nếu bạn đang tổ chức một lượng lớn dữ liệu, bảng tính là một cách tuyệt vời để theo dõi nó. Chúng dễ dàng chỉnh sửa, có thể được sao lưu và có các chức năng tự động khiến máy tính vật lý xấu hổ! Đôi khi, tuy nhiên, bạn cần nhiều hơn chỉ là một bảng; bạn cần dữ liệu của mình để trả lời những câu hỏi quan trọng bạn có thể có về nó. Đây là nơi một bảng tổng hợp trong Excel đi vào hoạt động.

"Bảng tổng hợp là gì?"

Thật không may, tên một mình không thực sự tiết lộ như thế nào bảng pivot hữu ích được! Vậy, các bảng tổng hợp là gì và tại sao chúng hữu ích?

Bảng tổng hợp trong Excel là một phiên bản riêng biệt của bảng mà bạn đã thiết lập. Ý tưởng đằng sau các bảng tổng hợp là bạn có thể chọn cách dữ liệu được hiển thị mà không cần chạm vào “bảng chính.” Bạn có thể sắp xếp, kiểm đếm tổng số và kiểm tra tổng số tiền cao nhất trong trường hợp riêng này mà không cần phải làm rối tung dữ liệu thực tế. Điều này làm cho một công cụ rất hữu ích để phân tích dữ liệu trên bay.

Tags : Excel Tricks hữu ích sẽ gây ấn tượng với Boss của bạn

Thiết lập bảng tổng hợp

Trong ví dụ này, chúng ta hãy xem xét một số dữ liệu từ một dịch vụ phân phối bánh pizza. Chuỗi nhỏ này có ba người giao hàng: Bob, Gregory và Sally. Bảng ghi lại mỗi lần họ thực hiện phân phối, số lượng giao hàng là bao nhiêu và số lượng mặt hàng trong mỗi lần phân phối. Nó cũng liệt kê một trong ba thị trấn lân cận giao hàng đã được thực hiện cho: Alderfield, Basthead, và Carringtown.

Đây là một bảng rất đơn giản, nhưng trả lời các câu hỏi như “Nhà phân phối W đã phân phối nhiều mặt hàng nhất? ”Và“ Thị trấn W trả tiền nhiều nhất? ”Là một chút khó khăn để trả lời chỉ bằng cách nhìn vào nó. Thay vì đếm trên ngón tay hoặc chỉnh sửa bảng, chúng tôi có thể sử dụng bảng tổng hợp ở đây để tìm hiểu thông tin.

Để tạo một bảng tổng hợp trong Excel, trước tiên chúng tôi làm nổi bật toàn bộ bảng và sau đó chúng tôi chuyển đến “Chèn” và nhấp vào “Bảng tổng hợp”.

Một cửa sổ sẽ xuất hiện. Về cơ bản, tất cả điều này là yêu cầu chúng tôi cho là một phạm vi dữ liệu (mà chúng tôi đã thiết lập) và nơi chúng tôi muốn bảng. Vì lợi ích của ví dụ này, chúng tôi sẽ làm cho bảng trong một trang tính mới để tách nó ra khỏi bảng chính.

Sử dụng bảng tổng hợp

Bảng cơ bản

Bây giờ chúng tôi có bàn sẵn sàng để đi vào một tờ mới, nhưng nó không làm bất cứ điều gì đặc biệt thú vị!

Tuy nhiên, nếu chúng ta nhấp vào chính bảng đó, một số tùy chọn sẽ xuất hiện. Đây là nơi chúng tôi có thể tùy chỉnh và thử nghiệm với các trường dữ liệu để chúng tôi có thể phân tích dữ liệu tốt hơn.

Trước hết, hãy cho bảng này một câu hỏi rất dễ dàng: “Ai đã phân phối nhiều nhất?” Để trả lời câu hỏi này, chúng tôi chỉ cần hai mẩu dữ liệu: tên của người giao hàng và số lượng các mặt hàng họ đã giao. Vì vậy, trong thanh bên của bảng tổng hợp, chúng tôi sẽ chọn cả “Tên người gửi” và “Mặt hàng được phân phối”.

Nếu chúng ta nhìn vào bảng một lần nữa, chúng ta có thể thấy rằng nó đã sắp xếp gọn gàng chính nó thành một bảng dựa trên đầu vào của chúng ta. Chúng ta có thể thấy từ đó rằng Sandy có thời gian khó khăn nhất để giao hàng của cô ấy được thực hiện!

Bảng nâng cao

Bạn có thể nhận thấy rằng ở dưới cùng của bảng tổng hợp, các tùy chọn là bốn hộp: bộ lọc, cột, hàng và giá trị. Đây là nơi chúng ta có thể tùy chỉnh nơi mỗi trường xuất hiện trong bảng. Bây giờ chúng ta hãy nhìn vào mỗi thanh hộp "bộ lọc" đã tạo ra. Khi chúng tôi nhấp vào các nút ở trên, Excel đặt “Tên người gửi” trong hộp hàng và “Mặt hàng được phân phối” trong hộp giá trị. Điều này sau đó tạo ra bảng chúng tôi đã thấy ở trên.

Chúng tôi có thể tùy chỉnh thủ công nơi mỗi giá trị xuất hiện bằng cách nhấp và kéo chúng vào hộp tương ứng. Ví dụ, chúng ta hãy trả lời câu hỏi “H ow nhiều thị trấn đã trả tiền cho việc giao hàng của họ và ai có mức lương cao nhất? ”

Chúng tôi cần ba phần dữ liệu cho điều này: tên, thị trấn và chi phí. Chúng ta có thể thiết lập bảng này bằng cách kích hoạt trường tên và kéo nó vào hộp hàng, kích hoạt trường thị trấn và kéo nó vào hộp cột, sau đó kích hoạt trường thanh toán và kéo nó vào hộp giá trị.

Khi chúng ta nhìn vào bảng, chúng ta thấy như sau.

Từ điều này chúng ta có thể dễ dàng thấy rằng người chi tiêu lớn là Basthead, và người kiếm tiền lớn là Sandy. Chúng tôi cũng có thể thấy chúng tôi đã thực hiện tổng cộng 334 đô la từ tất cả các giao hàng.

Related : 9 Add-Ons cho Excel để làm cho bảng tính dễ dàng hơn

Bảng nâng cao với bộ lọc

Bây giờ hãy thử áp dụng một bộ lọc. Bộ lọc cung cấp cho chúng tôi cách chọn dữ liệu mà bảng hiển thị, dựa trên biến chúng tôi đặt trong danh mục bộ lọc. Hãy thiết lập nó để chúng tôi có phân tích dữ liệu về thị trấn theo thị trấn. Chúng tôi đặt tên trong các hàng, thanh toán và các mặt hàng được phân phối vào các giá trị và thị trấn vào hộp bộ lọc.

Bây giờ bảng cho phép chúng tôi lọc dữ liệu theo từng thị trấn, vì vậy chúng tôi có thể xem chi tiết tốt hơn về cách mỗi thị trấn đang hoạt động.

Bàn được thiết kế riêng

Khi bạn muốn đặt câu hỏi về dữ liệu của mình, bạn không cần phải sàng lọc thủ công tất cả! Bảng tổng hợp giúp phân tích bảng tính của bạn dễ dàng hơn và có thể được tùy chỉnh khi đang di chuyển để nhận thông tin quan trọng từ dữ liệu của bạn.

Bạn có nghĩ rằng các bảng tổng hợp sẽ giúp năng suất của bạn? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây!