Những ngày này trong thế giới chuyên nghiệp, có rất nhiều cách để mọi người giao tiếp với nhau, chẳng hạn như trên LinkedIn hoặc Slack. Tuy nhiên, mặc dù là một trong những phương tiện truyền thông lâu đời nhất trên Internet, email đáng tin cậy vẫn là một trong những cách hàng đầu để các chuyên gia thảo luận về các vấn đề.

Nếu bạn là người dùng Google Tài liệu khao khát, bạn có thể thấy mình muốn gửi tài liệu Google Documents qua email. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó?

Trong sự thật, có rất nhiều cách khác nhau để bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác. Bạn chọn cái nào cuối cùng dựa trên cách bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình với người khác.

Liên quan : 5 mẹo và thủ thuật cần thiết cho Google Documents bạn cần biết

Là lời mời

Nếu bạn chỉ muốn gửi lời mời xem Tài liệu Google, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" màu xanh lam ở trên cùng bên phải.

Trong hộp thoại “Chia sẻ với người khác”, nhập email của những người bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn có chúng trong danh bạ của mình, bạn có thể làm điều đó qua tên thay thế.

Trên biểu tượng bút chì ở bên phải, bạn có thể chọn mức độ truy cập mà đối tượng của bạn sẽ có. Theo mặc định, điều này sẽ được đặt thành “Có thể chỉnh sửa”.

Trong khi điều này làm việc hoàn toàn tốt đẹp cho việc chia sẻ một tài liệu, nó không phải là lý tưởng cho mọi tình huống. Điều này là do bạn sẽ chỉ cần gửi email mời đến người nhận để xem tài liệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang gửi hồ sơ hoặc tài liệu, bạn sẽ muốn có liên kết tới tài liệu cùng với thư giới thiệu. Đơn giản chỉ cần gửi một lời mời có thể gây nhầm lẫn cho mọi người!

Là một liên kết

Nếu bạn muốn đặt liên kết trong email, bạn có thể liên kết trực tiếp với Tài liệu Google để mọi người đọc. Để nhận liên kết, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" màu xanh lam như trên, nhưng lần này nhấp vào "Nhận liên kết có thể chia sẻ" ở trên cùng bên phải của hộp xuất hiện.

Theo mặc định, Google Documents sẽ cung cấp cho bạn liên kết cho phép mọi người xem tài liệu của bạn. Nếu điều này là tốt, hãy nhấp vào nút "Sao chép liên kết" và dán nó vào trong email của bạn. Tuy nhiên, từ cài đặt này, bạn cũng có thể làm cho nó để những người nhấp vào tài liệu của bạn thông qua liên kết có thể bình luận hoặc chỉnh sửa nó là tốt. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn cộng tác với ai đó trên tài liệu của mình.

Để làm cho liên kết của bạn trông chuyên nghiệp trong email của bạn, hãy thử nhúng nó trong văn bản để dòng chảy tự nhiên hơn.

Dưới dạng tệp đính kèm

Nếu bạn muốn đính kèm bản sao của tài liệu vào email, bạn có thể làm điều đó ngay từ Google Documents. Nếu bạn đã đăng nhập vào Google Documents trong cùng một tài khoản bạn muốn gửi email, bạn không cần phải tải xuống bất kỳ thứ gì - chỉ cần gửi nó ngay lập tức!

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Tệp” và sau đó “Gửi email dưới dạng tệp đính kèm”.

Một cửa sổ sẽ xuất hiện yêu cầu một email cũng như một chủ đề và cơ thể. Lưu ý rằng bạn không thể thêm email bạn muốn gửi từ đây; điều này là do Google Documents giả sử bạn muốn gửi nó từ tài khoản Google mà bạn đã đăng nhập.

Ngoài ra, bạn có thể chọn định dạng của tài liệu từ cửa sổ này.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Gửi” và Google Tài liệu sẽ tự động gửi tài liệu của bạn dưới dạng tệp đính kèm cho các email bạn đã liệt kê.

Trong nội dung email

Theo cách tương tự, nếu bạn muốn gửi toàn bộ bài viết trong nội dung của email, bạn cũng có thể thực hiện điều này thông qua Google Documents. Nhập màn hình "Email đính kèm" như trên, nhưng khi bạn chọn loại tệp, thay vào đó hãy nhấp vào "Dán mục đó vào email". Một lần nữa, như trên, điều này giả định bạn muốn gửi email từ tài khoản bạn ' hiện đang đăng nhập vào.

Tài liệu dễ dàng hơn

Khi bạn đang cố gắng chia sẻ tài liệu Google với người khác, đôi khi bạn sẽ muốn sử dụng email. Tuy nhiên, việc đính kèm Tài liệu Google vào email dễ dàng hơn bạn nghĩ! Bây giờ bạn đã biết tất cả các cách khác nhau để chia sẻ tài liệu bằng email.

Bạn sử dụng email bao nhiêu để gửi tài liệu trực tuyến? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây.