Tạo danh sách thả xuống trong bảng tính Excel của bạn có thể giúp tăng hiệu quả công việc của bạn. Điều này có thể hữu ích, đặc biệt là khi bạn muốn đồng nghiệp của bạn cung cấp một số thông tin nhất định có thể liên quan đến công ty. Bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Excel, bạn có thể kiểm soát chính xác những gì có thể được nhập vào một ô bằng cách cung cấp cho người dùng tùy chọn để chọn từ danh sách được xác định trước.

Khi bạn thêm một danh sách thả xuống vào một ô, một mũi tên sẽ được hiển thị bên cạnh nó. Nhấp vào mũi tên này sẽ mở danh sách và cung cấp cho người dùng tùy chọn để chọn một trong các mục trong danh sách. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm không gian trên bảng tính của mình mà còn giúp bạn trông giống như một siêu người dùng và gây ấn tượng với đồng nghiệp và sếp của bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.

Tags : Excel Tricks hữu ích sẽ gây ấn tượng với Boss của bạn

Bước 1: Xác định nội dung danh sách của bạn

1. Mở một bảng tính Excel mới và đặt các nội dung bạn muốn xuất hiện trong danh sách của bạn. Đảm bảo mỗi mục nhập chiếm một ô và tất cả các mục được căn chỉnh theo chiều dọc trong cùng một cột. Ngoài ra, đảm bảo không có ô trống giữa các mục nhập. Trong trường hợp của chúng tôi, trình đơn thả xuống của chúng tôi sẽ mở danh sách các thành phố để bạn chọn.

2. Khi bạn đã hoàn thành việc lắp ráp danh sách, hãy chọn tất cả các mục, nhấp chuột phải vào chúng và chọn “Xác định tên” từ menu sẽ hiển thị.

3. Điều này sẽ mở một cửa sổ mới với tiêu đề "Tên mới". Chọn một tên cho danh sách của bạn và nhập vào cùng trong hộp văn bản "Tên".

4. Nhấp vào “OK.”

Bước 2: Thêm danh sách thả xuống của bạn vào bảng tính

Bước tiếp theo là thêm danh sách thả xuống của bạn vào bảng tính. Đây là cách để làm điều đó.

1. Mở một trang tính mới hoặc hiện có nơi bạn muốn đặt danh sách thả xuống của mình.

2. Đánh dấu ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống. Nhấp vào tab "Dữ liệu", sau đó tìm biểu tượng "Xác thực dữ liệu" trong phần công cụ dữ liệu và nhấp vào nó.

3. Hộp xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện có ba tab: Cài đặt, Thông báo đầu vào và Thông báo lỗi. Trong tab Cài đặt, chọn “Danh sách” từ danh sách thả xuống “Mũi tên”. Một tùy chọn mới có tiêu đề "Nguồn" bây giờ sẽ xuất hiện ở dưới cùng của cửa sổ. Nhấp vào hộp văn bản và sau đó nhập dấu "=", theo sau là tên của danh sách thả xuống của bạn. Trong trường hợp của chúng ta, nó nên đọc =cities .

Hộp “Bỏ qua trống” và “Trong ô thả xuống” được chọn theo mặc định. Khi bỏ qua ô trống Bỏ qua, điều đó có nghĩa là mọi người rời khỏi ô trống. Nhưng nếu bạn muốn mọi người dùng chọn một tùy chọn từ ô, hãy bỏ chọn hộp.

4. Nhấp OK. Đó là nó. Bạn đã thêm danh sách thả xuống vào bảng tính của mình.

Khi đã hoàn tất, bạn có thể chuyển sang tab Thông báo nhập.

Bước 3: Đặt thông báo đầu vào để xác thực dữ liệu (tùy chọn)

Đôi khi bạn có thể muốn một tin nhắn (có mô tả) bật lên khi ô chứa danh sách thả xuống được nhấp. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần phải nhấp vào hộp "hiển thị thông điệp đầu vào" trong tab Thông báo nhập. Bạn cũng sẽ cần phải điền vào tiêu đề và thông báo đầu vào trong các hộp tương ứng của chúng. Danh sách thả xuống của bạn bây giờ sẽ trông giống như hình dưới đây.

Tab cuối cùng dành cho cảnh báo lỗi. Sau khi xác định, điều này sẽ gửi một thông báo lỗi nếu ai đó nhập dữ liệu không hợp lệ - dữ liệu không có trong danh sách.

Gói lên

Danh sách thả xuống rất phổ biến trên các trang web và rất trực quan cho người dùng. Tính chất linh hoạt của họ làm cho chúng hữu ích trong hầu như tất cả các ngành công nghiệp. Có thể là trong các cuộc khảo sát, thế giới kinh doanh hoặc thậm chí trong các trường học, bạn sẽ luôn thấy cần phải sử dụng danh sách thả xuống Excel.

Bài viết này có hữu ích không? Hãy bình luận và chia sẻ.