Là một người dùng avid của Dropbox, tôi rất vui khi thấy rằng có một ứng dụng hữu ích có thể tự động hóa nhiều tác vụ mà nếu không sẽ ăn hết thời gian quý giá của tôi. Nó được gọi là Dropbox Automator, và nó ở đây để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Về cơ bản nó cho phép bạn tự động hóa một số hành động khác nhau trên các tệp trong Dropbox của bạn, chẳng hạn như tự động chuyển đổi tài liệu sang PDF hoặc hình ảnh thành jpegs hoặc thậm chí mã hóa hoặc gửi tệp qua email.

Thiết lập

Dropbox Automator có một giao diện đơn giản cho phép bạn thiết lập các quy tắc được áp dụng cho các tệp mà bạn đặt trong thư mục Dropbox của mình. Tuy nhiên, để bắt đầu, bạn cần cấp quyền truy cập phần mềm cho tài khoản Dropbox của bạn. Xem xét một số lượng lớn các vi phạm an ninh đã diễn ra trong năm 2011, tôi đã có một chút cảnh giác về việc cung cấp quyền truy cập. Giải pháp của tôi chỉ đơn giản là tạo tài khoản Dropbox mới để thử nghiệm ứng dụng nhỏ gọn này.

Sử dụng

Sau khi cấp quyền truy cập ứng dụng vào tài khoản Dropbox của bạn, việc sử dụng nó không thể đơn giản hơn. Bạn chỉ định một thư mục cho tập hợp các quy tắc bạn muốn áp dụng, và sau đó gán các quy tắc cho thư mục đó. Bạn cũng có thể ngăn xếp các quy tắc, vì vậy nó sẽ chuyển đổi và gửi một tập tin qua email.

Một điều cần lưu ý là không tạo hai bộ quy tắc cho cùng một thư mục hoạt động trên cùng một loại tệp. Nếu bạn làm điều này, bạn có nguy cơ tạo ra một vòng lặp không bao giờ kết thúc. Tôi tìm thấy điều này trong đêm qua khi tôi đã làm điều đó và kết thúc với hơn 400 e-mail trong hộp thư đến của tôi cho cùng một hai tập tin! Điều đáng lẽ đã xảy ra là một khi một quy tắc đã được hoàn thành, nó được cho là di chuyển hai tệp vào một thư mục con được gọi là "đã xử lý". Tuy nhiên, tôi có một cảm giác rằng các tệp này đã bị khóa bởi quá trình tự động hóa khác và kết quả là không thể di chuyển được.

Round-up

Những khiếm khuyết này sang một bên, Dropbox Automator là một công cụ mạnh mẽ có tiềm năng để tiết kiệm cho bạn một lượng lớn thời gian và làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Ví dụ, tôi làm một số hóa đơn của tôi trong Microsoft Word, cho các mục đích tùy chỉnh. Khi tôi đã hoàn thành một hóa đơn, tôi có thể đặt nó vào thư mục Dropbox Automator và nó sẽ được chuyển đổi thành PDF và gửi qua email đến hộp thư đến của tôi, vì vậy tất cả những gì tôi cần làm là chuyển tiếp tập tin đính kèm vào máy khách. Điều này tiết kiệm cho tôi chọn "lưu vào PDF" và duyệt đến tệp được đính kèm trong trình duyệt web của tôi và chờ tệp tải lên. Nó không phải là một khoảng thời gian rất lớn, nhưng nếu bạn nhóm tất cả các lần tôi đã làm điều đó với nhau, nó có thể thêm đến rất nhiều.

Phần kết luận

Tóm lại, nếu bạn có bất kỳ sử dụng cho các tính năng tự động hóa như vậy, tôi khuyên bạn nên dùng thử. Xin vui lòng gửi phản hồi dưới đây nếu bạn làm.

Dropbox Automator