Sao lưu bất cứ thứ gì trong trường hợp thảm họa không bao giờ là một thực hành tồi. Vấn đề với việc sử dụng một bộ phần mềm văn phòng dựa trên đám mây là, bạn thực sự không có nhiều tùy chọn để sao lưu mọi thứ. Chắc chắn bạn có thể tải mọi thứ về một ổ đĩa USB hoặc giữ chúng trong một email, nhưng nó đánh bại mục đích.

Để giải quyết tình huống khó xử này, một công ty tên là Gladinet đã tìm cách sao lưu và đồng bộ hóa Google Documents của bạn. Nếu bạn muốn so sánh nó với các dịch vụ khác, hãy nghĩ về nó như Dropbox hoặc Mozy cho Google Docs của bạn.

Thiết lập

Thiết lập Gladinet khá dễ dàng. Truy cập http://www.gladinet.com/p/download_starter_direct.htm và tải xuống trình cài đặt cho máy tính Windows của bạn. Bạn có thể chọn giữa 32 và 64 bit.

Gladinet tương thích với XP, Vista, Windows 7 và Windows 2003.

1. Khi bạn đã tải xuống tệp cài đặt, hãy nhấp đúp vào tệp đó và làm theo các bước.

2. Sau khi cài đặt cơ bản xong, bạn có thêm một vài bước nữa. Đầu tiên là đăng ký với Gladinet. Bằng cách đăng ký, bạn nhận được hỗ trợ kỹ thuật miễn phí và cập nhật.

3. Tiếp theo là một chút cấu hình. Tất cả những gì bạn cần làm cho phần này là chọn những gì bạn muốn sao lưu. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng Google Docs chuẩn. Như bạn thấy, có nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn. Nếu bạn sử dụng bất kỳ dịch vụ nào khác ngay bây giờ hoặc dự định trong tương lai, bạn luôn có thể thêm chúng vào sau này.

4. Khi bạn đã chọn dịch vụ web và nhấp vào tiếp theo, bạn sẽ được đưa đến màn hình với một số cài đặt. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt proxy, hãy gắn nhãn nhãn (mặc định là Z) hoặc tên ổ đĩa, thực hiện điều đó ngay bây giờ. Chỉ cần nhấp vào [chỉnh sửa] hoặc [thay đổi] bên cạnh mục bạn muốn sửa đổi. Nhấp vào Kết thúc.

5. Bạn sẽ thấy một cái gì đó như thế này cho trang tiếp theo. Nhấp vào biểu tượng trên cùng có nội dung [Nhấp để gắn kết].

6. Bạn nên được chuyển sang màn hình đăng nhập. Đặt vào email và mật khẩu tài khoản Google của bạn tại đây. Bấm tiếp.

7. Trong quá trình xác thực đăng nhập, cửa sổ bật lên sẽ yêu cầu bạn tải xuống trình cắm Google Tài liệu; Nhấp vào ok và tiếp tục thiết lập.

8. Khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy tùy chọn sao lưu các thư mục khác trên máy tính của bạn. Nếu bạn muốn tiếp tục với điều này, hãy làm như vậy ngay bây giờ. Nếu không, bạn luôn có thể quay lại sau.

Xin chúc mừng, bạn vừa thiết lập mọi thứ và bây giờ bạn có một bản sao lưu ảo của tất cả Google Tài liệu của mình.

Làm sao để truy cập

Việc truy cập tài liệu của bạn có thể được thực hiện theo một vài cách. Nếu bạn đã cài đặt lối tắt trên màn hình hoặc trình đơn Start, bạn có thể nhấp vào đó để mở cửa sổ. Nếu bạn không chọn cài đặt các phím tắt này, bạn có thể truy cập ổ đĩa trong {My Computer] trong [Ổ đĩa mạng].

Một cách khác để truy cập thư mục chứa tài liệu ảo của bạn là nhấp vào biểu tượng trên thanh tác vụ (giả sử Gladinet đang chạy).

Lái xe mô phỏng

Cửa sổ bạn nhìn thấy khi bạn nhấp vào biểu tượng ổ đĩa ảo trông giống như cửa sổ từ trước đó. Tuy nhiên, lần này bạn có thể nhấp vào thư mục [Google Documents].

Khi đó, bạn sẽ thấy tất cả các thư mục và tài liệu của bạn ở đây. Nếu bạn có một ứng dụng như Word, bạn sẽ có thể xem và chỉnh sửa các tài liệu giống như chúng trên máy tính của bạn.

Sao lưu

Sao lưu thật dễ dàng. Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Google Documents của mình, bạn sẽ thấy một vài thư mục mới. Đây là các thư mục sao lưu của bạn. Để sao lưu tài liệu của bạn, hãy kéo chúng vào thư mục [Sao lưu từ]

Để đồng bộ hóa ổ đĩa ảo và Google Documents, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng trên thanh tác vụ. Chọn [Sao lưu tệp của tôi trực tuyến] rồi [Tạo tác vụ sao lưu của Google Documents]. Mọi tệp bạn đã kéo vào thư mục sao lưu trong trang Google Tài liệu của bạn sẽ được sao lưu tự động.

Đang tải lên

Bằng cách kéo và thả tài liệu vào cửa sổ, bạn sẽ tự động tải tài liệu đó lên tài khoản Google Documents của mình. Những gì bạn sẽ thấy là một cửa sổ kiểu FTP cho thấy tiến trình tải lên.

Để xem nó có hoạt động hay không, hãy đăng nhập vào tài khoản Google Documents của bạn và xem ấn bản mới nhất.

Nói chung đây là một cách khá tuyệt vời để thêm một biện pháp bảo mật bổ sung và tiện lợi cho những ai trong chúng ta sử dụng bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây và lưu trữ tài liệu.

Làm cách nào để sao lưu tài liệu dựa trên đám mây của bạn?