Bộ lọc Gmail là một cách hay để bạn đặt quy tắc cho email của mình và cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến mà không cần thực hiện công việc thủ công. Dưới đây là một số cách để bạn có thể sử dụng tốt các Trình tạo thư trong Gmail

1. Chuyển tiếp tất cả email đến và lưu trữ chúng

Nếu bạn có nhiều tài khoản Gmail và bạn thực sự chỉ sử dụng một trong số chúng, cách tốt để quản lý tất cả email của bạn là chuyển tiếp tất cả email từ tất cả các tài khoản đến tài khoản chính. Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu email là đã đọc và lưu trữ tất cả email, vì vậy chúng sẽ không hiển thị trong hộp thư đến.

Để thực hiện việc này, hãy tạo bộ lọc mới với @ trong trường "Từ". (Nó cũng sẽ hoạt động với * )

Trong phần tiếp theo, bạn có thể chọn “Chuyển tiếp” cũng như “Đánh dấu là đã đọc” (hoặc “Lưu trữ”).

2. Tự động trả lời email bằng cách sử dụng câu trả lời soạn trước

Nếu bạn luôn nhận được email từ cùng một người dùng hoặc có cùng mẫu (như câu hỏi về chủ đề cụ thể, yêu cầu bài đăng của khách, v.v.), bạn có thể soạn câu trả lời soạn trước và tạo bộ lọc để tự động trả lời bằng câu trả lời soạn trước email.

Dưới đây là hướng dẫn để thiết lập bộ lọc tự động trả lời với câu trả lời soạn trước.

3. Sắp xếp tệp đính kèm có kích thước khác nhau

Bộ lọc tiêu chuẩn cho phép bạn chọn email có tệp đính kèm. Bạn có thể cải thiện thêm bộ lọc này bằng cách chỉ định kích thước tệp đính kèm. Ví dụ: để thêm nhãn “tệp đính kèm tệp lớn” vào email có tệp đính kèm hơn 10MB:

1. Trong thanh tìm kiếm ở đầu Gmail, nhập:

 kích thước: 10m

2. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên xuống ở cuối trường nhập tìm kiếm. Điều này sẽ bật lên một cửa sổ lọc. Bạn có thể thêm quy tắc bổ sung để thu hẹp tìm kiếm hơn nữa. Cuối cùng, nhấp vào liên kết “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này” và bạn sẽ có thể chỉ định nhãn cụ thể cho bộ lọc này.

Tuy nhiên, một cách khác để tùy chỉnh bộ lọc này là sắp xếp tệp đính kèm theo loại tệp của chúng, chẳng hạn như:

 has: attachment .jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif

hoặc là

 has: attachment .pdf | .doc | .docx | .xls | .xlsx

và đặt email tương ứng trong thư mục “Hình ảnh” hoặc “Tài liệu”.

4. Định cấu hình email hộp thư đến trong tab

Đối với giao diện hộp thư đến mới trong Gmail, Google là người quyết định email nào sẽ chuyển đến danh mục / tab nào. Bằng cách sử dụng các bộ lọc, bạn có thể đặt quy tắc của riêng mình để ghi đè cài đặt mặc định, như email từ Twitter sẽ chuyển trực tiếp vào "Chính" thay vì tab "Xã hội".

Để làm điều đó, bạn chỉ cần thêm “twitter.com” vào trường “Từ” và chọn “Cá nhân” trong phần “Phân loại thành”.

5. Sắp xếp nhanh các email cũ vào nhãn

Sau khi bạn đã tạo bộ lọc, bộ lọc sẽ chỉ hoạt động cho các email đến trong tương lai. Nếu bạn đã có hàng ngàn email trong hộp thư đến của mình và bạn chỉ mới bắt đầu sử dụng bộ lọc, có một tùy chọn để bạn nhanh chóng áp dụng bộ lọc cho tất cả các email trong hộp thư đến của mình.

Sau khi bạn đã chọn tác vụ cho bộ lọc, ngay trước khi bạn nhấp vào nút “Tạo bộ lọc”, chọn hộp bên cạnh “Cũng áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp.” Điều này sẽ áp dụng bộ lọc cho tất cả các email phù hợp trong hộp thư đến của bạn.

6. Xuất / Nhập bộ lọc sang tài khoản Gmail mới

Nếu bạn có nhiều tài khoản Gmail và bạn muốn tất cả chúng có cùng một bộ lọc, thay vì tạo từng bộ lọc một trong tất cả các tài khoản, bạn có thể chỉ cần xuất từ ​​một tài khoản và nhập vào các tài khoản Gmail khác.

Trong tab "Cài đặt -> Bộ lọc", cuộn xuống dưới cùng. Nhấp vào “Tất cả” để chọn tất cả bộ lọc và nhấp vào nút “Xuất”. Thao tác này sẽ xuất tất cả bộ lọc của bạn ở định dạng xml. Theo cách khác, bạn có thể đi qua từng bộ lọc và đặt dấu kiểm bên cạnh bộ lọc mà bạn muốn xuất.

Trong tài khoản Gmail khác, nhấp vào liên kết "Nhập bộ lọc" để nhập bộ lọc của bạn.

7. Gửi danh sách việc cần làm cho chính bạn và tự động gán nó cho nhãn

Nếu bạn có thói quen ghi lại những điều bạn cần làm, bạn có thể chỉ cần gửi email cho chính mình với chủ đề “TODO” và sử dụng bộ lọc để thêm nhãn “TODO” vào email.

8. Sử dụng Gmail làm trình đọc RSS

Sử dụng một dịch vụ như IFTTT, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi một RSS thành một email và gửi nó đến hộp thư đến của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng bộ lọc để gán nhãn “RSS” cho email.

9. Tạo một địa chỉ email dùng một lần với bí danh “+”

Đây là một mẹo cũ. Bạn có thể biết rằng bạn có thể gắn thêm dấu "+" vào địa chỉ email của mình và bất kỳ thứ gì phía sau dấu "+" bị Gmail bỏ qua. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng tạo một địa chỉ email dùng một lần có dạng "[email protected]" để sử dụng cho các lần đăng ký khác nhau.

Để làm việc này, bạn phải tạo bộ lọc:

 TO: [email protected] Hành động: Xóa nó

Phần kết luận

Có rất nhiều cách để tận dụng bộ lọc Gmail và chúng tôi chỉ làm xước bề mặt. Hãy chia sẻ với chúng tôi các bộ lọc tuyệt vời mà bạn đã đưa ra và các cách sáng tạo để tận dụng chúng.

Hình ảnh tín dụng: thư mục tập tin với khe cho chi phí hộ gia đình của BigStockPhoto